Identifique a remessa e contenha o estoque afetado
Para uma marca ou importador no exterior, a primeira tarefa é conectar o problema relatado a um pedido de compra, remessa, SKU de vestuário e caixas identificáveis. Registre a data de recebimento e quando o problema foi descoberto. Coloque de lado as peças afetadas e identifique o estoque relacionado aguardando revisão para que não seja misturado com bens vendidos. Mantenha as etiquetas da caixa, embalagem e a condição original visível em fotografias. Se a caixa estiver molhada ou danificada, registre isso separadamente dos problemas de construção da peça; uma fotografia por si só não estabelece quem causou o problema.
Compare a peça de vestuário com um requisito acordado
Use a amostra aprovada e a revisão de especificação que controlou o pedido. Indique o requisito e a diferença observada: por exemplo, uma medida fora de um limite acordado, uma costura aberta ou um rótulo que difere da arte aprovada. Para as medidas, mostre os pontos de medição, condição da peça e método utilizado. Para diferenças de tonalidade, mantenha as referências físicas e organize um método de visualização comparável, em vez de confiar apenas em imagens de telefone. Preserve as peças representativas sem lavá-las, repará-las ou descartá-las até que a rota de revisão seja acordada. Registre qualquer manuseio ou cuidado já realizado.
Separe defeitos confirmados de quantidades não verificadas
Crie uma linha de problema para cada tipo de defeito e SKU afetado. Registre quantas peças de roupa foram verificadas, como foram selecionadas, quantas mostraram o problema e quantas permanecem sem verificação. Conte as peças afetadas separadamente das ocorrências de defeito: um suéter pode ter dois problemas. Não estenda um resultado de caixas selecionadas para cada peça de vestuário sem uma revisão acordada. O seguinte é um exemplo hipotético de recebimento, não um registro de pedido WTBF ou um padrão de inspeção.
| Status do estoque | Vestuário | O que a contagem permite confirmar |
|---|---|---|
| Verificado sem nenhum problema relatado | 170 | Incluído nas 200 peças verificadas |
| Verificado com o problema relatado | 30 | Peças afetadas confirmadas no grupo verificado |
| Ainda não verificado; retidos para revisão | 800 | Condição permanece não confirmada |
| Total recebido | 1,000 | 170 + 30 + 800; 200 verificados no total |
- O resultado observado é de 30 peças afetadas entre 200 verificadas; não estabelece que 150 das 1.000 peças estejam defeituosas.
- Concorde quem verifica o estoque restante, o método, a data de conclusão e como cada status de peça será registrado.
Envie as evidências e combine uma análise conjunta
Forneça uma fotografia de visão geral, um close-up com escala, quando útil, a referência aprovada, o requisito, os identificadores de caixa e SKU e o registro de quantidade. Dê a cada imagem e peça de roupa retida uma referência que corresponda à linha do problema. Mantenha os arquivos originais; evite filtros ou edição que esconda o contexto. Peça ao fornecedor que confirme o recebimento, nomeie um proprietário de avaliação e concorde com a próxima data de decisão. Se a evidência for contestada, concorde se são necessárias amostras físicas, uma revisão em vídeo ou uma inspeção independente, incluindo o escopo e quem autoriza o custo. Compartilhar evidências inicia a revisão; isso não significa que a responsabilidade ou a compensação tenham sido aceitas.
Aprove a solução antes de reparar, devolver ou substituir
Compare opções práticas para o escopo confirmado: um reparo local aprovado, devolução para retrabalho, produção de substituição ou outro acordo comercial por escrito. Experimente qualquer reparo em uma peça retida e concorde com a aparência e aceitação funcional antes de aplicá-la ao estoque. Confirme as quantidades, o manuseio, a reembalagem, o transporte, a inspeção e a responsabilidade de custo antes de autorizar o trabalho ou enviar mercadorias de volta. Suéteres de substituição precisam de seu próprio material, tonalidade, amostra e verificações de capacidade; eles não podem ser assumidos para combinar com um lote de fios anterior ou embarque da fábrica imediatamente. Registre a expedição da fábrica e o recibo de destino como datas separadas.
Confira o saldo do estoque e melhore o próximo pedido
Acompanhe cada peça afetada uma vez através do resultado acordado: aceita após revisão, reparada e aceita, devolvida, substituída ou resolvida de outra forma. Mantenha as chegadas de substituição separadas da disposição dos bens originais para que a mesma unidade não seja contabilizada duas vezes. Encerre a reclamação com base na solução aceita, a reconciliação de quantidade e os documentos financeiros acordados. Registre a causa confirmada e a alteração de produção ou aprovação necessária para um pedido repetido. Antes de um novo projeto de compra no atacado da WTBF, use o formulário de consulta para compartilhar a referência do produto, quantidades, destino e requisitos de recebimento para que critérios de inspeção, referências e o processo de revisão de problemas possam ser acordados com a cotação de preços.
- Concorde com os contatos de relatórios, requisitos de evidência e revise os marcos nos documentos do pedido.
- Mantenha a amostra aprovada, a revisão da especificação e os registros de recebimento vinculados ao mesmo pedido.
- Confirme a solução e o cronograma para o problema concreto; este guia não promete reembolso, substituição gratuita ou prazo fixo de resolução.
Perguntas sobre este guia
Um armazém pode relatar toda a remessa como defeituosa após verificar uma caixa?
Relate a quantidade verificada, o método de seleção, os problemas observados e o saldo não verificado. Concorde em uma revisão adicional antes de tratar um resultado de caixa selecionada como a condição de todo o embarque.
O comprador deve reparar ou devolver suéteres imediatamente?
Preserve as evidências e combine com o fornecedor a solução, o resultado do teste, as quantidades, os custos e a logística antes de autorizar reparos ou devoluções. Mantenha o estoque afetado identificado enquanto a decisão estiver pendente.