Tìm ra hàng hóa và giữ lại số lượng bị ảnh hưởng.
Đối với một thương hiệu hoặc nhà nhập khẩu nước ngoài, nhiệm vụ đầu tiên là kết nối vấn đề được báo cáo với một đơn đặt hàng, vận chuyển, SKU quần áo và hộp có thể nhận dạng. Ghi lại ngày nhận và khi nào vấn đề được phát hiện. Đặt bên cạnh các mảnh bị ảnh hưởng và xác định hàng tồn kho liên quan chờ xem xét để nó không được trộn với hàng hóa bán được. Giữ nhãn hộp, bao bì và điều kiện ban đầu có thể nhìn thấy trong ảnh. Nếu hộp đựng ướt hoặc bị hư hỏng, ghi lại nó riêng biệt với các vấn đề xây dựng quần áo; chỉ một bức ảnh không xác định ai gây ra vấn đề.
So sánh quần áo với yêu cầu đã thỏa thuận
Sử dụng mẫu đã duyệt và phiên bản thông số thực tế áp dụng cho đơn hàng. Nêu rõ yêu cầu và sai lệch quan sát được, như số đo ngoài giới hạn đã thống nhất, đường may bị hở hoặc nhãn khác bản thiết kế đã duyệt. Khi đo, ghi rõ điểm đo, tình trạng áo và phương pháp. Với chênh lệch màu, giữ mẫu đối chiếu thực tế và thống nhất điều kiện quan sát thay vì chỉ dựa vào ảnh điện thoại. Giữ các sản phẩm lỗi đại diện, chưa giặt, sửa hay bỏ đi cho đến khi thống nhất cách kiểm tra; ghi nhận mọi xử lý hoặc chăm sóc đã thực hiện.
Phân biệt các khuyết điểm xác nhận từ các số lượng chưa kiểm tra
Lập một dòng cho từng loại lỗi và SKU liên quan. Ghi số sản phẩm đã kiểm tra, cách chọn, số có vấn đề và số chưa kiểm tra. Đếm số sản phẩm bị ảnh hưởng không trùng lặp, tách riêng số lần xuất hiện lỗi: một áo len có thể có hai lỗi. Không áp dụng kết quả từ một số thùng cho toàn bộ sản phẩm khi chưa thống nhất kiểm tra thêm. Ví dụ dưới đây là giả định, không phải hồ sơ đơn hàng WTBF hay tiêu chuẩn kiểm định.
| _TrắngStock status | Quần áo | Số lượng này xác nhận điều gì |
|---|---|---|
| Kiểm tra mà không báo cáo vấn đề nào | 170 | Được bao gồm trong 200 bộ quần áo kiểm tra |
| Kiểm tra với vấn đề báo cáo | 30 | Kiểm tra các mảnh bị ảnh hưởng trong nhóm đã chọn |
| Chưa kiểm tra; chờ xem xét | 800 | Tình trạng vẫn chưa xác nhận |
| Tổng số nhận được | 1,000 | 170 + 30 + 800; tổng cộng 200 đã kiểm tra |
- Kết quả thực tế là 30 sản phẩm có vấn đề trong 200 sản phẩm đã kiểm tra; điều đó không xác nhận 150 trong tổng số 1.000 sản phẩm bị lỗi.
- Thỏa thuận ai kiểm tra số lượng còn lại, phương pháp, ngày hoàn thành và cách ghi lại trạng thái của mỗi quần áo.
Gửi một gói bằng chứng và đồng ý xem xét chung
Cho một bức ảnh tổng quan, một góc nhìn gần với quy mô khi có ích, tham chiếu được chấp thuận, yêu cầu, thùng carton và các mã SKU, và đăng ký số lượng. Cho mỗi hình ảnh và quần áo giữ lại một tham chiếu phù hợp với dòng vấn đề. Giữ các tập tin gốc; tránh bộ lọc hoặc sửa đổi mà ẩn ngữ cảnh. Hỏi nhà cung cấp xác nhận nhận hàng, đặt tên một chủ sở hữu đánh giá và đồng ý ngày quyết định tiếp theo. Nếu chứng cứ bị tranh cãi, đồng ý liệu có cần mẫu vật lý, đánh giá video hoặc kiểm tra độc lập, bao gồm phạm vi và ai ủy quyền chi phí. Chia sẻ bằng chứng bắt đầu đánh giá; nó không có nghĩa là trách nhiệm hoặc bồi thường đã được chấp nhận.
Chấp thuận phương pháp chữa trị trước khi sửa chữa, trả lại hoặc thay thế
So sánh các phương án cho phạm vi đã xác nhận: sửa tại địa phương được phê duyệt, trả về để làm lại, sản xuất hàng thay thế hoặc thỏa thuận thương mại khác bằng văn bản. Thử sửa trên sản phẩm lưu lại và thống nhất yêu cầu ngoại quan, chức năng trước khi áp dụng cho tồn kho. Xác nhận số lượng, thao tác, đóng gói lại, vận chuyển, kiểm tra và trách nhiệm chi phí trước khi cho phép làm hoặc gửi trả. Áo len thay thế cần kiểm tra lại vật liệu, màu, mẫu và năng lực sản xuất; không thể mặc nhiên cho rằng còn cùng lô sợi hoặc có thể xuất hàng ngay. Ghi ngày xuất hàng và ngày nhận tại nơi đến riêng biệt.
Đóng sổ sách và nâng cấp đơn hàng tiếp theo
Đi theo mỗi bộ quần áo bị ảnh hưởng một lần thông qua kết quả đã thỏa thuận: chấp nhận sau khi xem xét, sửa chữa và chấp nhận, trả lại, thay thế hoặc giải quyết khác. Giữ các đơn hàng thay thế đến tách biệt với việc xử lý hàng hóa ban đầu để cùng một đơn vị không được tính hai lần. Đóng vấn đề đối với biện pháp khắc phục được chấp nhận, số lượng hòa giải và các tài liệu tài chính được đồng ý. Ghi lại nguyên nhân xác nhận và thay đổi sản xuất hoặc phê duyệt cần thiết cho đơn hàng lặp lại. Trước một dự án WTBF mới, sử dụng mẫu hỏi mua để chia sẻ tham chiếu sản phẩm, số lượng, điểm đến và yêu cầu nhận hàng để các tiêu chí kiểm tra, tham chiếu và quá trình xem xét vấn đề có thể được đồng ý với báo giá.
- Thỏa thuận báo cáo liên hệ, yêu cầu bằng chứng và xem xét các cột mốc trong các tài liệu yêu cầu.
- Giữ mẫu được chấp thuận, sửa đổi đặc điểm và nhận hồ sơ liên kết với cùng một đơn hàng.
- Xác nhận cách xử lý và lịch trình cho vấn đề thực tế; hướng dẫn này không cam kết hoàn tiền, thay thế miễn phí hoặc thời hạn giải quyết cố định.
Câu hỏi về hướng dẫn này
Một kho có thể báo cáo toàn bộ hàng hóa là lỗi sau khi kiểm tra một hộp?
Báo cáo số lượng kiểm tra, phương pháp chọn, vấn đề quan sát và số dư chưa kiểm tra. Chấp nhận xem xét thêm trước khi xử lý kết quả hộp được chọn như là điều kiện của toàn bộ hàng hóa.
Người mua có nên sửa chữa hay trả lại áo len ngay?
Giữ bằng chứng và thống nhất với nhà cung cấp về cách xử lý, kết quả thử sửa, số lượng, chi phí và vận chuyển trước khi cho phép sửa hoặc trả hàng. Giữ hàng liên quan có thể nhận diện trong thời gian chờ quyết định.