Legen Sie zunächst Menge, Ziellager und die im Angebot enthaltenen Leistungen für dieselbe Sendung fest. Addieren Sie Warenpreis, noch nicht enthaltenen Transport und Versicherung, Zollabfertigung, nicht erstattungsfähige Abgaben und Steuern sowie weitere Kosten bis zum Lager. Führen Sie Steuern und Kautionen, die zunächst gezahlt werden müssen, aber rechtlich erstattungsfähig sein können, samt voraussichtlichem Erstattungszeitpunkt gesondert für die Liquiditätsplanung auf. Teilen Sie die bestätigten endgültigen Kosten durch die vereinbarte Zahl der im Lager eingegangenen Stücke, um einen vergleichbaren Stückwert zu schätzen. Erstattungsberechtigung, Zeitpunkt und endgültige Abgaben hängen vom tatsächlichen Bestimmungsland, dem Importeur und den Belegen ab. Ziehen Sie eine Steuer nicht allein deshalb automatisch ab, weil sie auf einer Rechnung steht.
Dieser Leitfaden hilft Marken und Einkäufern fertiger Kleidung bei der Budgetierung; er ersetzt weder Zollwertermittlung noch Steuererklärung oder Buchhaltung. Die US International Trade Administration beschreibt die Einstandskosten als Gesamtpreis bei Ankunft der Ware beim Käufer einschließlich Warenpreis, Versicherung, Fracht, Zöllen, Steuern und weiterer Gebühren; siehe ihre Erläuterung der Einstandskosten. Hier wird das Lager des Käufers als genauer Vergleichsendpunkt festgelegt und werden erstattungsfähige Beträge und Zahlungszeitpunkte gesondert ausgewiesen. Die Finanzabteilung muss die Zuordnung zu den Vorratskosten nach den jeweils geltenden Regeln bestimmen.
Zunächst Endpunkt und Menge vereinheitlichen
Halten Sie Produkt, Währung, Menge, vollständige Adresse des Ziellagers und Lieferbedingungen einschließlich benanntem Ort und Incoterms-Version fest. Zwei Angebote können „Fracht inklusive“ ausweisen, obwohl eines am Bestimmungshafen und das andere am Lager endet; ihre Stückpreise sind nicht direkt vergleichbar. Klären Sie, welche Transporte, Versicherungen, Ausfuhrformalitäten, Zielortkosten und Entladungen das Verkäuferangebot umfasst. Lassen Sie den Spediteur die verbleibenden Kosten und die Angebotsgültigkeit nennen. Ergänzen Sie beide Angebote auf denselben Ort, dieselbe Menge und denselben Leistungsumfang und zählen Sie jede Position nur einmal.
Der Incoterms-2020-Leitfaden der Internationalen Handelskammer erklärt: Bei DAP trägt der Käufer Einfuhrabfertigung und Zölle; der Verkäufer muss am Bestimmungsort nicht entladen. Bei DDP übernimmt der Verkäufer die Einfuhrabfertigung, deren praktische Durchführung schwierig sein kann. Diese Zusammenfassung der Regelverantwortung belegt weder, dass ein Angebot alle Lagerzuschläge enthält, noch garantiert sie, dass jeder Lieferant die Einfuhr im Zielland erledigen kann. Prüfen Sie Vertrag, anwendbare Regeln und örtliche Vereinbarungen vor dem Ausfüllen der Kostenliste.
Definieren Sie auch die Stückzahl. Bestellte, versandte und tatsächlich eingelagerte Mengen können abweichen. Für das Budget kann vorläufig die erwartete Eingangsmenge dienen; ersetzen Sie sie bei der Abrechnung durch die tatsächliche Zahl und dokumentieren Sie den Grund. Bei ungeklärten Schäden, Fehlmengen oder Ansprüchen gilt eine erwartete Entschädigung nicht als bereits eingegangenes Geld. Für Kosten je verkaufsfähigem Stück führen Sie verkaufsfähige Menge und Wertminderungsprüfung separat und verwechseln sie nicht mit der eingelagerten Menge.
Kostenliste ohne Doppelzählung erstellen
Notieren Sie je Position Zahlungsempfänger, Zahlungszeitpunkt, Währung, Betragsgrundlage und ob sie bereits im Angebot enthalten ist. Nicht angebotene Positionen sind „noch zu bestätigen“, nicht null. Je nach vereinbartem Umfang kann das Budget für den Lagereingang nötige Prüfungen, Umschlag am Bestimmungsort, Zollagentur und Lagertermine umfassen. Sollen Vertrieb, Kosten während der Lagerung oder Finanzierung verglichen werden, weisen Sie diese separat aus und verwenden Sie für beide Optionen denselben Umfang.
| Position | Was zu prüfen ist | Behandlung im Budget |
|---|---|---|
| Ware und enthaltene Leistungen | Menge, Stückpreis, Währung, Lieferort und Angebotsumfang | Nach Auftrag berechnen; enthaltene Transporte oder Leistungen nicht erneut addieren |
| Transport und Versicherung | Streckenabschnitte, Frachtführer, Deckungsumfang, Endpunkt und Angebotsgültigkeit | Nur separat vom Käufer bezahlte Anteile innerhalb des Umfangs bis zum Lager ergänzen |
| Einfuhr | Einreihung, Ursprung, angemeldeter Wert, Zoll, Einfuhrsteuern und Agenturgebühren | Regeln, Bemessungsgrundlagen und Angebote mit dem Zollagenten klären; keinen Satz unterstellen |
| Zielort und Lager | Terminal- oder Flughafenkosten, Zustellung, Termin, Entladung und Dokumentengebühren | Vertragliche Zuständigkeit, Abrechnungsbedingungen und enthaltene Leistungen prüfen |
| Erstattungsfähige Beträge | Berechtigung, Belege und erwarteter Rückzahlungszeitpunkt für Steuern oder Kautionen | Gesondert ausweisen; vor Bestätigung nicht als erstattet behandeln |
| Ungewisse Kosten | Wechselkurs, Beschau, Standgeld oder zusätzliche Zustellung | Szenarien und Grundlage aufführen, nicht als bereits angefallen behandeln |
Ein weltweit einheitliches Schema „Warenwert plus Fracht“ ersetzt nicht den angemeldeten Wert. Die US-Zollbewertungsregeln, Ausgabe 2025, legen beim Transaktionswert den tatsächlich gezahlten oder zu zahlenden Preis zugrunde und sehen einschlägige Zuschläge vor; ein Beispiel nimmt Seefracht und Versicherung aus dem Transaktionswert heraus. Ein Angebot mit Fracht und Versicherung darf daher nicht ungeprüft als Anmeldewert verwendet werden. Dies betrifft nur US-Regeln; für die tatsächliche Anmeldung sind Bewertungsmethode und Anpassungen zu prüfen. Andere Bestimmungsländer können andere Regeln anwenden. Führen Sie Transport im kaufmännischen Budget und die Bemessungsgrundlage der Zollanmeldung in verschiedenen Spalten, statt einen Wert durch den anderen zu ersetzen.
Liquiditätsbedarf und Endkosten trennen
Führen Sie zwei miteinander abgestimmte Tabellen: eine mit geplanten und tatsächlichen Zahlungsdaten, Beträgen und erwarteten Erstattungsdaten; die andere mit den im vereinbarten Umfang endgültig vom Unternehmen getragenen Kosten. Auch ein voraussichtlich erstattungsfähiger Betrag kann zunächst Kapital binden. Sind Berechtigung oder Zeitpunkt unbestätigt, weisen Sie ihn gesondert aus und behandeln ihn nicht als bereits eingegangene Liquidität. Den voraussichtlich nicht erstattungsfähigen Teil nehmen Sie nach dem Unternehmensansatz in die Kosten auf.
Zur britischen Einfuhrumsatzsteuer erklärt die Anleitung von HM Revenue & Customs, dass aufgeschoben abgerechnete Einfuhrumsatzsteuer im betreffenden Erklärungszeitraum zu erfassen ist. Für den Vorsteuerabzug gelten die normalen Regeln; die Monatsaufstellung liefert Angaben zur Begründung. Daraus folgt weder, dass jeder Käufer aufschieben oder erstatten lassen darf, noch gilt dies für andere Länder. Importeur und Steuerberatung sollten Rechtsträger, Warenverwendung, Unterlagen, Zeitpunkt und erstattungsfähigen Anteil prüfen. Bewahren Sie Zoll-, Zahlungs- und Steuerbelege für den Abgleich auf.
Rechenbeispiel: eine Partie mit 500 Stück
Die Beträge erläutern nur die Rechnung. Als Währung werden US-Dollar angenommen; sie sind weder WTBF-Angebot noch realer Steuersatz oder steuerliches Ergebnis eines Landes. Angenommen, die Ware kostet 10000 Dollar; der Käufer zahlt zusätzlich 1000 Dollar für internationalen und inländischen Transport samt Versicherung, 300 Dollar für Zoll- und Lagerleistungen und 700 Dollar nicht erstattungsfähigen Zoll. Weitere 1200 Dollar Einfuhrsteuer sind vorab zu zahlen. Angenommen, Regeln und Belege bestätigen die spätere vollständige Erstattung dieser 1200 Dollar, alle 500 Stück gelangen ins Lager und keine Position überschneidet sich.
| Betrachtung | Rechnung | Angenommenes Ergebnis |
|---|---|---|
| Kumulierte Auszahlung vor Erstattung | 10000 + 1000 + 300 + 700 + 1200 | 13200 Dollar |
| Endgültige Nettoausgabe nach Steuererstattung | 13200 − 1200 | 12000 Dollar |
| Geschätzte Kosten bis zum Lager je Stück | 12000 ÷ 500 Stück | 24 Dollar je Stück |
Ist der tatsächlich erstattungsfähige Betrag null und bleiben die übrigen Annahmen gleich, beträgt die endgültige Nettoausgabe 13200 Dollar beziehungsweise 26.40 (sechsundzwanzig Dollar und vierzig Cent) Dollar je Stück. Solange Berechtigung oder Zeitpunkt offen sind, behalten Sie beide Szenarien bei, statt eine Erstattung als sicher darzustellen. Die 13200 Dollar sind die kumulierte Auszahlung vor Erstattung; bei unterschiedlichen Zahlungsdaten sind sie nicht automatisch die Liquiditätsspitze zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dafür müssen Zahlungen und tatsächliche Eingänge nach Datum kumuliert und weitere Finanzierungsquellen berücksichtigt werden.
Das Budget für die Entscheidung nachvollziehbar machen
Bewahren Sie Quelle und Datum jedes Angebots auf, rechnen Sie einheitlich in eine Basiswährung um und notieren Sie den geplanten sowie den tatsächlichen Abrechnungskurs. Währungsdifferenzen, neue Kosten und eingegangene Erstattungen werden getrennt aktualisiert; bereits angefallene Kosten dürfen nicht mit künftigen Preiserhöhungen oder vorsorglichen Reserven vermischt werden. Ein Basis-, ein höheres Fracht- und ein Szenario ohne Steuererstattung sind möglich. Es sind Planungsannahmen, keine tatsächlichen Angebote oder Compliance-Ergebnisse.
Berechnen Sie beim Vergleich zweier Lieferanten beide Angebote bis zum selben Lager und für dieselbe Menge. Stellen Sie dann Stückpreis, enthaltene Leistungen, separat gezahlte Kosten, erstattungsfähige Beträge, erwartete Zahlungstermine und offene Punkte gegenüber. Der niedrigere Warenpreis muss nach Ergänzung der Kosten nicht mehr der niedrigste sein; ein höheres Budget kann auch andere Leistungen umfassen. Diese Tabelle ersetzt keine Prüfung von Qualität, Produkteignung, Muster, Vertrag oder Termin. Für das Warenangebot selbst hilft der Leitfaden zum Vergleich von Pulloverangeboten. Zu Lieferorten und Zuständigkeiten siehe den FCA-, FOB- und DAP-Leitfaden sowie Vertrag und geltende Handelsklauseln.
Was in eine Anfrage gehört
Über die WTBF-Anfrageseite übermitteln Sie Modell- und Garnanforderungen, Größenbereich, Menge je Modell und Farbe, Zielland und Lageradresse, gewünschten Lagereingang, vorgeschlagene Lieferbedingungen, im Angebot gewünschte Leistungen sowie bekannte Verpackungs- und Dokumentationsanforderungen. Als Modellreferenz können Sie Strickpullover ansehen. Bitten Sie den Lieferanten um Angebotswährung, Gültigkeit, Lieferort und enthaltene Kosten; lassen Sie Transport, Einfuhr und erstattungsfähige Positionen gesondert von Spedition, Zollagentur und Steuerberatung prüfen. Konkrete Preise, Leistungen, Abgaben und Termine hängen von den bestätigten Bedingungen der Beteiligten ab.