Prendas de punto al por mayor con defectos: cómo presentar una reclamación

Identificar el envío y contener el stock afectado

Para una marca o importador extranjero, la primera tarea es conectar el problema reportado a una orden de compra, envío, SKU de prenda y cajas de cartón identificables. Registre la fecha de recepción y cuándo se descubrió el problema. Aparte las piezas afectadas e identifique las existencias relacionadas que esperan revisión para que no se mezclen con bienes vendibles. Mantenga las etiquetas de la caja, el embalaje y la condición original visibles en las fotografías. Si la caja está mojada o dañada, anote esto por separado de los problemas de construcción de la prenda; una fotografía por sí sola no establece quién causó el problema.

Comparar la prenda con un requisito acordado

Utilice la muestra aprobada y la revisión de especificaciones que controló el pedido. Indique el requisito y la diferencia observada: por ejemplo, una medida fuera de un límite acordado, una costura abierta o una etiqueta que difiere de la ilustración aprobada. Para las medidas, muestre los puntos de medición, el estado de la prenda y el método utilizado. Para las diferencias de tono, conserva las referencias físicas y organiza un método de visualización comparable en lugar de confiar solo en las imágenes del teléfono. Conservar las piezas representativas sin lavarlas, repararlas o desecharlas hasta que se acuerde la ruta de revisión. Registre cualquier manipulación o cuidado ya realizado.

Separa los defectos confirmados de las cantidades no comprobadas

Cree una línea de incidencia para cada tipo de defecto y SKU afectado. Registre cuántas prendas se revisaron, cómo se seleccionaron, cuántas mostraron el problema y cuántas permanecen sin revisar. Cuente las prendas afectadas únicas por separado de las ocurrencias de defectos: un suéter puede tener dos problemas. No extienda un resultado de las cajas seleccionadas a cada prenda sin una revisión acordada. Lo siguiente es un ejemplo hipotético de recepción, no un registro de pedido de WTBF o un estándar de inspección.

• El resultado observado es de 30 prendas afectadas de 200 comprobadas; no establece que 150 de las 1.000 prendas sean defectuosas.
• Acordar quién comprueba el stock restante, el método, la fecha de finalización y cómo se registrará el estado de cada prenda.

Envíe un paquete de evidencia y acuerde una revisión conjunta

Proporcione una fotografía general, un primer plano con escala cuando sea útil, la referencia aprobada, el requisito, los identificadores de caja y SKU y el registro de cantidad. Dale a cada imagen y prenda retenida una referencia que coincida con la línea del problema. Mantenga los archivos originales; evite los filtros o la edición que oculta el contexto. Pídale al proveedor que confirme la recepción, nombre un propietario de la revisión y acuerde la próxima fecha de decisión. Si la evidencia es discutida, acuerde si se necesitan muestras físicas, una revisión de video o una inspección independiente, incluyendo el alcance y quién autoriza el costo. Compartir evidencia inicia la revisión; no significa que se haya aceptado la responsabilidad o la compensación.

Aprobar el remedio antes de la reparación, devolución o reemplazo

Compare las opciones prácticas para el alcance confirmado: una reparación local aprobada, devolución para reprocesamiento, producción de reemplazo u otro acuerdo comercial por escrito. Pruebe cualquier reparación en una pieza retenida y acuerde la aceptación de la apariencia y la funcionalidad antes de aplicarla al stock. Confirme las cantidades, la manipulación, el reembalaje, el transporte, la inspección y la responsabilidad de los costos antes de autorizar el trabajo o enviar las mercancías de vuelta. Los suéteres de reemplazo necesitan su propio material, tono, muestra y comprobaciones de capacidad; no se puede suponer que coincidan con un lote de hilo anterior o envío de la fábrica inmediatamente. Registre el envío desde la fábrica y el recibo de destino como fechas separadas.

Cierre el saldo de stock y mejore el siguiente pedido

Realice un seguimiento de cada prenda afectada una vez a través del resultado acordado: aceptado después de la revisión, reparado y aceptado, devuelto, reemplazado o resuelto de otra manera. Mantenga las llegadas de reemplazo separadas de la disposición de los bienes originales para que la misma unidad no se cuente dos veces. Cierre el problema con la solución aceptada, la conciliación de la cantidad y los documentos financieros acordados. Registre la causa confirmada y el cambio de producción o aprobación necesario para un pedido repetido. Antes de un nuevo proyecto a granel de WTBF, utilice el formulario de consulta para compartir la referencia del producto, las cantidades, el destino y los requisitos de recepción para que los criterios de inspección, las referencias y el proceso de revisión de problemas se puedan acordar con la cotización de precios.

• Acordar los contactos de reporte, los requisitos de evidencia y revisar los hitos en los documentos de pedido.
• Mantenga la muestra aprobada, la revisión de especificaciones y los registros de recepción vinculados al mismo pedido.
• Confirme la solución y el calendario para el problema concreto; esta guía no promete un reembolso, una sustitución gratuita ni un plazo fijo de resolución.