Incluya primero en el pedido o contrato confirmado por ambas partes el total de las prendas, cada cuota, su condición de activación, justificantes, plazo y medio de pago. Después sitúe cada pago previsto en el plan de caja. La aprobación de la muestra, la finalización de la inspección, la liberación de la mercancía y el envío efectivo son eventos distintos. Si activan un pago, quién los confirma y qué sucede si no se cumple una condición depende de lo acordado. No considere que las fotos del proveedor prueban necesariamente una inspección satisfactoria, ni que el pago demuestra que la mercancía se ha enviado.
Esta guía ayuda a marcas y equipos de compras y finanzas a organizar pagos de producción de punto a gran escala. Explica cómo registrar y ejecutar etapas negociadas; no establece porcentajes universales ni describe la política de pago de WTBF. Los hitos de pago no determinan automáticamente la propiedad, la transferencia del riesgo, la responsabilidad por incumplimiento ni las formalidades de importación. Confirme cada asunto por separado según el contrato, las reglas aplicables y los acuerdos reales.
Separe el alcance del pago de la prueba de entrega
Use una misma versión del pedido para registrar referencias, cantidades por modelo, color y talla, precios unitarios, moneda, total acordado, versiones de muestra y embalaje, y servicios incluidos y excluidos. Confirme primero si el total del calendario incluye muestras, transporte, inspección, aranceles y otros gastos; no cuente dos veces una partida pagada por separado. Registre importe, lote afectado y fecha de entrada en vigor de cada cambio aprobado por el comprador. No añada directamente un extra no aprobado al total confirmado.
La guía de factura proforma de la Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos incluye entre los datos el precio unitario y total, las condiciones comerciales y de pago y la fecha estimada de envío. La proforma ayuda a comunicar una oferta, pero el equipo comprador también debe revisar el pedido o contrato finalmente confirmado, los cambios posteriores y el acuerdo de pago aplicable. Una proforma por sí sola no sustituye la comprobación del estado de la mercancía.
Separe cada cuota en tres preguntas: cuándo nace la obligación de pago según el contrato; qué prueba confirma el evento y quién puede revisarla; y cuándo se prevé que el dinero salga de la cuenta del comprador y llegue al destinatario. El vencimiento, la fecha en que el comprador inicia el pago y la recepción efectiva por el vendedor pueden diferir, especialmente por el procesamiento bancario o los festivos. Confirme el calendario con el banco y la contraparte para la operación concreta; esta guía no presupone un número fijo de días.
Acuerde condiciones verificables en cada etapa
Esta tabla sirve para negociar; no recomienda porcentajes de WTBF ni establece una secuencia obligatoria. Las partes pueden acordar otra disposición según pedido, riesgo y medio de pago. Un documento puede respaldar una decisión sin demostrar automáticamente otra.
| Etapa | Condición y prueba que se pueden negociar | Por confirmar antes de pagar |
|---|---|---|
| Confirmación del pedido | Ambas partes confirman la versión, el importe y las condiciones acordadas del primer pago | ¿Coinciden modelo, cantidad, beneficiario y factura? ¿Cuál es el propósito y vencimiento del primer pago? |
| Aprobación de muestra de preproducción | Una persona autorizada decide por escrito sobre el número de muestra, la versión de especificaciones y los puntos pendientes | ¿Es aprobación completa, condicionada o rechazo? ¿Pueden las cuestiones pendientes pasar a la siguiente etapa? |
| Inspección de producción | Informe, cantidad, resultado y decisión sobre excepciones dentro del alcance acordado | ¿Cubre la inspección el lote correspondiente a este pago? ¿Quién confirma nueva inspección, corrección y costes? |
| Preparación del envío y pago | Confirmar cantidad expedible, embalaje e importe adeudado conforme al contrato; definir el orden de pago y liberación | ¿Debe recibir fondos el vendedor antes de liberar, o se acordó otra condición? ¿Está identificada la mercancía pendiente de envío? |
| Envío o entrega efectiva | Registro acordado de entrega al transportista, documento de transporte u otra prueba | ¿Coinciden documento, pedido, lote y cantidad? ¿Es este evento la misma condición que llegada, aceptación o pago final? |
Por ejemplo, un informe con aspectos por corregir no supone automáticamente aprobación o rechazo. Las partes deben decidir primero cómo tratarlos según los criterios y autorizaciones acordados. Designen contactos y pasos posteriores para objeciones, pruebas adicionales, correcciones y nueva inspección, para que una parte no suponga que hubo aprobación mientras la otra espera. Las obligaciones y la gestión de controversias siguen los documentos confirmados por las partes, no lo que se deduzca de esta tabla.
Medio de pago y cuotas son conceptos distintos
Las cuotas vinculan importes a fechas o eventos. Las transferencias, cartas de crédito y cobranzas documentarias implican distintos procedimientos de pago y documentos. Confirme con el banco y la contraparte si pueden combinarse y quién asume las comisiones. La guía sobre pago anticipado de la Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos indica que puede cobrarse la totalidad o una parte importante antes del envío, aunque puede ser menos atractivo para la caja del comprador. La asignación real de riesgos también depende del contrato y el medio de pago; anticipar dinero no garantiza automáticamente calidad ni entrega puntual.
Sobre la cobranza documentaria, la guía del organismo indica que los bancos entregan documentos contra pago o aceptación según instrucciones, pero no comprueban su exactitud ni garantizan el pago. Consulte antes con el banco los documentos requeridos, condiciones de pago o aceptación, comisiones y gestión de controversias. Ningún proceso documental bancario sustituye la inspección de las prendas terminadas. Confirme si el medio de pago está disponible para el proyecto concreto.
Ejemplo hipotético: un pedido y gastos separados
Este ejemplo solo ilustra la planificación de caja. Todos los importes se suponen en dólares estadounidenses; no son una oferta o condición de WTBF ni una norma del sector. Suponga un pedido de prendas de 10000 dólares y un acuerdo escrito para pagar 30% al confirmar el pedido, 40% al aprobar por escrito la muestra de preproducción indicada y 30% tras tratar el resultado de la inspección de producción especificada según lo acordado y confirmar la cantidad expedible. El vendedor libera la mercancía solo después de recibir la última cuota. La muestra cuesta 500 dólares por separado y no se acredita al pedido; el comprador paga también 700 dólares de transporte por separado. Suponga que no hay otros gastos. Las fechas de la tabla son solo previsiones: actualice vencimientos y pagos con las condiciones y registros reales.
| Día previsto | Evento hipotético | Salida prevista del comprador | Saldo impagado del pedido de prendas |
|---|---|---|---|
| Día 1 | Pago separado de la muestra | 500 dólares | 10000 dólares |
| Día 5 | Confirmación del pedido y pago del 30% del total | 3000 dólares | 7000 dólares |
| Día 20 | Aprobación escrita de la muestra de preproducción indicada; pago del 40% | 4000 dólares | 3000 dólares |
| Día 45 | Tratamiento acordado del resultado de inspección del lote indicado y confirmación de cantidad expedible; pago del 30% | 3000 dólares | 0 dólares |
| Día 50 | Pago del transporte según acuerdo separado | 700 dólares | 0 dólares |
Las cuotas de prendas son 3000 + 4000 + 3000 = 10000 dólares. La muestra y el transporte no forman parte de ese importe. Sin otros gastos, la salida total de caja es 500 + 10000 + 700 = 11200 dólares. Pagar íntegramente las prendas solo demuestra que se ha saldado ese importe, no que la mercancía se haya entregado al transportista o llegado al almacén. Tampoco puede deducirse de la tabla que la fecha de pago del transporte coincida con la del envío.
Si la aprobación de preproducción pasa al día 25 y, en este ejemplo, solo esa aprobación activa la segunda cuota, el día 20 original es simplemente una previsión caducada. Actualice la fecha de aprobación real, vencimiento y fechas previstas de inicio y recepción del pago, y revise la planificación posterior de producción e inspección. Que se retrasen otros pagos o el envío, o que surjan gastos adicionales, depende del contrato y de los cambios confirmados; no se deduce automáticamente del retraso.
Concilie el saldo en entregas parciales o excepciones
Si solo se libera parte de la mercancía, coteje pedido e inspección para identificar modelo, color, talla, lote, cantidad expedible y precios unitarios correspondientes. Verifique si el contrato permite pagos parciales y cómo distribuye el anticipo, los gastos únicos y el saldo restante. No presuponga un reparto igual por prenda: los precios por modelo, color o talla, o el acuerdo, pueden variar. Ambas partes deben confirmar el detalle parcial y las fechas revisadas antes de actualizar el saldo impagado. Conserve condiciones y registros separados para la parte no enviada.
Mantenga un registro compartido con pedido y revisión, lote y cantidad, etapa, condición, enlace o número de prueba, aprobador y fecha, importe y moneda, fechas previstas y reales de pago, estado de recepción, saldo impagado y asuntos pendientes. Concilie los justificantes de pago con el pedido y la factura correspondientes. Ante un cambio de cuenta receptora, verifíquelo mediante un canal independiente previamente confirmado, sin depender solo del aviso de cambio. La tabla es una herramienta de trabajo y no sustituye el acuerdo formal ni la confirmación bancaria.
Para el alcance de la oferta de prendas, consulte la guía de comparación de presupuestos de suéteres; para costes de muestras y créditos, la guía de gastos de muestras; y para lugar de entrega y responsabilidades de transporte, la guía FCA, FOB y DAP. Pago, entrega y llegada al almacén son cuestiones distintas que deben coordinarse; revisar una no sustituye a las demás.
Qué incluir en la consulta
Use la página de consultas de WTBF para enviar referencia del modelo, hilo y especificaciones, cantidades por modelo, color y talla, etapa de muestra y aprobaciones pendientes, destino y llegada deseada, requisitos de inspección y embalaje, y etapas de pago y pruebas que desea negociar. Consulte los jerséis de punto como referencia. Pida al proveedor el alcance de su oferta, costes de muestra, pago, documentos y calendario aplicables al proyecto. Precios, condiciones y plazos dependen de lo confirmado por ambas partes para el proyecto concreto.