大量入荷したニットに不良が見つかったら：品質申し立ての整理方法

出荷分を特定し、該当在庫を分けて保管する

海外ブランドや輸入業者は、報告された問題を発注書、出荷分、衣料品SKU、識別可能な箱番号に結び付けます。入荷日と問題の発見日を記録し、不良が見つかった衣服を分け、確認待ちの関連在庫も識別して販売可能品と混在させないでください。箱のラベル、包装、受領時の状態を写真に残します。箱の濡れや破損は衣服の製造上の問題と分けて記録します。写真だけで原因や責任を確定することはできません。

合意済みの要求と衣服を照合する

注文で実際に採用した承認済み見本と仕様書の版を使います。合意した寸法範囲からの逸脱、縫い目の開き、承認原稿と異なるラベルなど、要求事項と実際の差を記載します。寸法については測定箇所、衣服の状態、測定方法を示してください。色差は実物の基準を保持し、スマートフォンの画像だけに頼らず比較条件を合意します。確認方法が決まるまで代表的な問題品を洗濯、修理、廃棄せず保管し、既に行った取扱いやケアも記録します。

確認済みの不良数と未検査数を区別する

不良の種類と該当SKUごとに記録行を作り、検査数、選定方法、問題があった数、未検査数を記載します。不良箇所の件数と、不良がある衣服の重複を除いた着数を分けてください。1着に2つの問題がある場合もあります。合意した追加確認なしに、一部の箱の結果を全数に当てはめないでください。以下は仮定の入荷例であり、WTBFの注文記録や検査基準ではありません。

• 確認できたのは検査した200着のうち30着に問題があったことです。全1,000着のうち150着が不良だと確定したわけではありません。
• 残りの在庫の確認担当者、方法、完了日、各衣服の状態の記録方法を合意してください。

証拠資料を提出し、双方の確認方法を合意する

全体写真、必要に応じて寸法の目安を添えた接写、承認済み基準、要求事項、箱番号とSKU、数量記録を提出します。各画像と保管した実物に、問題の記録行と対応する番号を付けます。元のファイルを保管し、状況を隠す加工やフィルターは避けてください。仕入先に資料の受領確認、確認責任者の指定、次の判断日の合意を求めます。見解が分かれる場合は、実物送付、ビデオ確認、第三者検査の必要性と範囲、費用の承認者を合意します。資料の共有は確認の開始であり、責任や補償が承認されたことを意味しません。

修理・返品・代替生産の前に対応方法を承認する

確認した対象について、承認を得た現地修理、返送しての手直し、代替品の生産、その他の書面による商業上の対応を比較します。保管品で修理を試し、外観と機能の合格条件を合意してから在庫に適用します。作業や返送を承認する前に、数量、取扱い、再包装、輸送、検査、費用負担を確認してください。代替セーターにも材料、色、見本、生産余力の確認が必要で、以前の糸ロットとの一致や即時出荷は前提にできません。出荷日と納品先での受領日は別に記録します。

在庫の処理結果を照合し、次の注文に生かす

問題品ごとに、確認後の受入れ、修理後の受入れ、返品、交換、その他の解決結果を一度だけ記録します。代替品の入荷と元の品の処理は別に管理し、同じ衣服を二重計上しないでください。受け入れた対応、数量照合、合意した会計書類を基に案件を完了します。確認した原因と、再注文前に必要な生産・承認手順の変更を記録してください。新たなWTBF大口案件では、問い合わせフォームに製品参考、数量、納品先、入荷時の要求を記載し、見積もりと併せて検査条件、基準見本、問題の確認手順を合意できます。

• 注文書類で報告先、必要な証拠、確認の節目を合意します。
• 承認済み見本、仕様書の版、入荷記録を同じ注文に関連付けて保管します。
• 実際の問題に応じて対応方法と日程を確認してください。このガイドは返金、無償交換、一定期間内の解決を約束するものではありません。