Maak eerst product, hoeveelheid, leveringsplaats en inbegrepen kosten in de offertes vergelijkbaar. Bepaal daarna de eigen valuta voor het budget, de offertevaluta die de leverancier wil ontvangen en elke betaaldatum. Reken alle posten met dezelfde geschatte koers waarvan de richting is vermeld om naar de eigen valuta en vermeld betaal- en onbevestigde kosten afzonderlijk. Werk bij daadwerkelijke betaling de berekening bij met de door de dienstverlener bevestigde transactiewisselkoers, kosten en ontvangen bedragen. Toekomstige koersen kunnen veranderen; een eenmalige budgetomrekening is geen daadwerkelijke transactie en garandeert de uiteindelijke kosten niet.
Dit artikel is voor merken en inkopers die offertes voor afgewerkte tricotkleding vergelijken en aankoopgeld plannen. Het voorspelt geen marktbeweging en beveelt geen financiële producten aan. Offerte-, betaal- en boekhoudvaluta kunnen gelijk of verschillend zijn. Koper, leverancier en betaaldienstverlener moeten afzonderlijk bevestigen welke valuta werkelijk wordt gebruikt en welke omzettingskosten gelden. Volgens de uitleg over valutarisico van de Amerikaanse International Trade Administration kunnen partijen de valuta van één partij of een derde valuta afspreken en kan een koerswijziging tussen contract en betaling de omrekening beïnvloeden. Die uitleg bepaalt niet welke valuta een bepaalde leverancier accepteert.
Maak product- en betaalomvang eerst gelijk
Leg vóór vergelijking per offerte modelcode, specificatieversie, aantallen per model, kleur en maat, stuk- en totaalprijs, offertevaluta, leveringsplaats, inbegrepen verpakking en diensten, geldigheidsduur en betaalvoorwaarden vast. Controleer of de offertevaluta ook de contractueel te ontvangen valuta is en welke valuta de rekening van de koper werkelijk betaalt. Moet vervoer, inspectie of een andere dienst extra worden ingekocht, toon en reken die dan afzonderlijk om binnen dezelfde omvang. Markeer niet-geoffreerde kosten als nog te bevestigen, niet als nul. Zie de gids voor vergelijking van truioffertes voor de offerteomvang.
Gebruik de door het inkoopteam gekozen eigen valuta als gemeenschappelijke budgetbasis, maar verwar het bedrag in die valuta niet met een reeds door de leverancier goedgekeurd ontvangstbedrag. Noteer omrekeningsdatum, koersbron, offertetermijn, verwachte betaalwijze en of extra valutawisseling nodig is. Vergelijk eerst schattingen met gelijke omvang en beoordeel daarna monsters, kwaliteit, levering en commerciële voorwaarden afzonderlijk. Het laagste omgerekende getal bewijst niet automatisch dat een optie het meest geschikt is.
Schrijf de koersrichting duidelijk op
Geef aan welke valuta de basis vormt en in welke eenheid de andere wordt uitgedrukt. Stel bijvoorbeeld dat het aankoopbudget in euro is, het leverancierscontract ontvangst in Amerikaanse dollars vereist en de aangenomen koers 1 euro = 2 dollar is. Dan levert volgens deze aanname 1 euro 2 dollar op. Deel het te betalen dollarbedrag vóór overige kosten door 2 om het benodigde aantal euro's te schatten. Dezelfde verhouding kan worden geschreven als 2 dollar = 1 euro: voor elke 2 dollar is 1 euro nodig. Controleer valuta en hoeveelheid aan beide kanten; keer de cijfers niet om terwijl je dezelfde bewerking blijft gebruiken.
Dit is alleen een wiskundige aanname, geen actuele koers of banktoezegging. Controleer de koop- of verkooprichting van de aanbieder, uitvoerbare offerte, geldigheidsduur en bedraglimieten. Schrijf vóór de berekening eenheid en hoeveelheid van elke valuta op om een verkeerde richting te vermijden. Zijn budget-, betaal- en ontvangstvaluta samen meer dan twee valuta, leg dan elke omzettingsstap en kostenpost vast en vraag naar extra wisselingen in plaats van één koers op alle bedragen toe te passen.
Leg referentiekoers en werkelijke afrekening apart vast
Volgens de uitleg van de Europese Centrale Bank dienen referentiekoersen ter informatie en geven ze niet noodzakelijk de werkelijke transactiekoers weer. Bewaar de voor het budget gebruikte referentie- of schattingskoers, bron en tijd. Vraag de werkelijke betaaldienstverlener naar toepasselijke richting, geldigheid, kosten en verwachte ontvangst. Behandel een referentiewaarde op een webpagina niet als een reeds vastgelegde transactiekoers.
Toon vaste kosten voor de koper, mogelijke andere inhoudingen door tussenpersonen of ontvangende bank en het netto door de leverancier te ontvangen bedrag afzonderlijk. De uitleg over internationale overboekingen van het Amerikaanse Consumer Financial Protection Bureau vermeldt dat kosten van verwerkers of ontvangende banken het ontvangen bedrag kunnen verlagen. Dit betreft de beschreven consumentenoverboeking en betekent niet dat voor elke zakelijke transactie dezelfde kosten of regels gelden. Het bedrijf moet kostenverdeling en netto-ontvangst bij zijn eigen bank of aanbieder controleren. Zit de opslag al in de offertekoers, voeg die dan niet nogmaals als afzonderlijke vergoeding toe; rekent de aanbieder een extra vergoeding, toon die volgens diens uitleg apart.
Rekenvoorbeeld: een dollarorder in twee betalingen
Deze cijfers dienen alleen ter illustratie en zijn geen actuele koers, WTBF-offerte, werkelijke bankkosten of koersvoorspelling. Stel dat een kledingorder in dollars luidt en de leverancier netto 10000 dollar moet ontvangen, terwijl de koper in euro budgetteert. Uitsluitend voor dit voorbeeld spreken partijen eerst 30% ofwel 3000 dollar en later 70% ofwel 7000 dollar af; betalingsvoorwaarden en datums moeten afzonderlijk worden bevestigd. Veronderstel per betaling 15 euro koperskosten, geen andere kosten en een voorbeeldkoers waarin de wisselopslag van de aanbieder al zit.
| Budgetpost | Veronderstelde omrekening en kosten | Schatting in eigen valuta |
|---|---|---|
| Eerste betaling 3000 dollar | Bij 1 euro = 2 dollar het dollarbedrag delen door 2 | 1500 euro |
| Tweede betaling 7000 dollar | Bij 1 euro = 2 dollar het dollarbedrag delen door 2 | 3500 euro |
| Twee koperskosten | 15 + 15 euro | 30 euro |
| Totaal | 1500 + 3500 + 30 euro | 5030 euro |
De tabel schat twee toekomstige betalingen met dezelfde aangenomen koers. Bewaar per termijn de voorwaarde, geplande betaaldatum, transactiedatum, dollarbedrag, werkelijke koers, euroafschrijving, elke vergoeding en het werkelijk door de leverancier ontvangen bedrag. Monsterkosten, vracht, belastingen en andere afzonderlijke betalingen zitten niet in dit voorbeeld. Zijn die voor het project nodig, bevestig dan per post valuta, datum en opname in de offerte en voeg ze toe aan het betreffende budget zonder dubbeltelling.
Stel dat de eerste betaling nog tegen 1 euro = 2 dollar wordt omgerekend, de koers bij de tweede verandert naar 1 euro = 1 dollar en de overige aannames gelijk blijven. De eerste betaling is 1500 euro, de tweede 7000 ÷ 1 = 7000 euro; met twee kosten van samen 30 euro is het totaal 8530 euro, 3500 euro meer dan de eerdere schatting van 5030 euro. Dit is een koersgevoeligheidsscenario, geen toekomstige koers of werkelijke transactie. Bij een tegengestelde koersbeweging kan het resultaat ook lager uitvallen. Is de eerste betaling al uitgevoerd, behoud dan de werkelijke uitgave en werk alleen scenario's voor het onbetaalde bedrag bij; reken de reeds gedane uitgave niet opnieuw tegen de nieuwe koers om als kasuitgave.
Maak van de gevoeligheidscontrole een inkoopbesluit
Maak duidelijke budgetscenario's voor het openstaande saldo met aangenomen koers, verwachte betaaldatum, kosten, geschat totaal en verantwoordelijke en vergelijk die met het beschikbare budget. Wordt het interne budget overschreden, controleer dan eerst hoeveelheid, omvang, offertegeldigheid en betaalmoment opnieuw en bespreek daarna haalbare afspraken met leverancier of aanbieder. Verschillende betalingstermijnen kunnen verschillende koersen en kosten hebben; beschouw de koers op contractdatum niet als een prijs die later telkens beschikbaar is.
Controleer vóór betaling bij de aanbieder koop- of verkooprichting, werkelijk uitvoerbare koers, wissel- en overboekingskosten, geldigheidsduur en ontvangstbedrag. Bevestig met de leverancier valuta, begunstigde en betalingsbewijs. Verifieer gewijzigde rekeninggegevens via een eerder bevestigd onafhankelijk kanaal. Een financieel of professioneel adviseur kan helpen de voor het bedrijf toepasselijke mogelijkheden, kosten en beperkingen te beoordelen. Geen enkele regeling mag als garantie worden gezien dat alle risico's verdwijnen.
Wat geef je mee bij een aanvraag?
Geef via de WTBF-aanvraagpagina modelreferentie, garen en specificaties, aantallen per model, kleur en maat, bestemming en gewenste aankomsttijd in het magazijn, verpakkings- en inspectie-eisen, de te bespreken offerte- en betaalvaluta en voorgestelde betalingstermijnen. Bekijk eventueel de gebreide truien als modelreferentie. Vraag de leverancier om voor het project offertevaluta, geldigheidsduur, inbegrepen diensten, betaalafspraken en levertijd te bevestigen. Controleer bij je eigen betaaldienstverlener de werkelijke wisseling, vergoedingen en ontvangstvoorwaarden.