Trước tiên ghi tổng giá trị đơn hàng thành phẩm, số tiền từng đợt, điều kiện phát sinh, chứng từ, thời hạn và cách nhận tiền vào đơn hàng hoặc hợp đồng hai bên xác nhận; sau đó đưa từng khoản dự kiến vào kế hoạch tiền mặt. Duyệt mẫu, hoàn tất kiểm tra, giải phóng hàng và thực tế gửi hàng là các sự kiện khác nhau. Việc mỗi sự kiện có kích hoạt thanh toán hay không, ai xác nhận và xử lý thế nào khi chưa đủ điều kiện phụ thuộc thỏa thuận cụ thể của hai bên. Không coi ảnh nhà cung cấp gửi là cuộc kiểm tra chắc chắn đạt, hay coi việc thanh toán là bằng chứng hàng đã được gửi.
Bài viết dành cho thương hiệu, bộ phận mua hàng và tài chính chuẩn bị đơn hàng dệt kim lớn, bàn về cách ghi nhận và thực hiện thỏa thuận thanh toán theo đợt do hai bên thương lượng; không quy định tỷ lệ phổ quát hay đại diện chính sách thanh toán của WTBF. Các mốc thanh toán không tự động quyết định quyền sở hữu, chuyển rủi ro, trách nhiệm vi phạm hợp đồng hoặc thủ tục nhập khẩu; cần xác nhận từng vấn đề theo hợp đồng, quy tắc áp dụng và thỏa thuận thực tế.
Tách phạm vi thanh toán khỏi bằng chứng giao hàng
Dùng cùng một phiên bản hồ sơ đơn hàng để ghi mã mẫu, số lượng theo từng mẫu, màu và cỡ, đơn giá, tiền tệ, tổng đã thỏa thuận, phiên bản mẫu và bao bì, cùng các dịch vụ được và không được bao gồm. Xác định trước tổng trong bảng thanh toán có gồm phí mẫu, vận chuyển, kiểm tra, thuế quan và phí khác hay không để tránh tính hai lần khoản trả riêng. Với thay đổi được người mua duyệt, lưu mức điều chỉnh tiền, lô áp dụng và ngày hiệu lực; không tự đưa khoản bổ sung chưa duyệt vào tổng đã xác nhận.
Giải thích về hóa đơn chiếu lệ của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ liệt kê đơn giá, tổng giá, điều kiện thương mại, điều kiện thanh toán và ngày dự kiến gửi hàng trong các thông tin cần cung cấp. Hóa đơn chiếu lệ hỗ trợ trao đổi báo giá, nhưng bộ phận mua hàng vẫn cần đối chiếu đơn hàng hoặc hợp đồng cuối cùng hai bên xác nhận, các thay đổi sau đó và cách thanh toán áp dụng. Một hóa đơn chiếu lệ tự nó không thay thế việc kiểm tra tình trạng hàng.
Tách mỗi đợt thành ba câu hỏi: hợp đồng quy định khi nào phát sinh nghĩa vụ thanh toán; bằng chứng nào xác nhận sự kiện đã xảy ra và ai được quyền xem xét; dự kiến khi nào tiền rời tài khoản người mua và tới người nhận. Ngày đến hạn, ngày người mua khởi tạo thanh toán và ngày người bán thực nhận có thể khác nhau, đặc biệt khi có thời gian xử lý ngân hàng hoặc ngày nghỉ. Ngân hàng và hai bên xác nhận thời gian theo tình hình thực tế; bài viết không giả định số ngày cố định.
Thỏa thuận điều kiện phát sinh có thể kiểm tra ở từng giai đoạn
Bảng sau là mẫu thảo luận, không phải tỷ lệ WTBF khuyến nghị hay trình tự bắt buộc. Hai bên có thể thương lượng khác theo đơn hàng, rủi ro và phương thức thanh toán. Cùng một tài liệu có thể hỗ trợ một quyết định nhưng không tự động chứng minh quyết định khác đã hoàn tất.
| Giai đoạn | Điều kiện và bằng chứng có thể thương lượng | Cần xác nhận thêm trước khi trả |
|---|---|---|
| Xác nhận đơn hàng | Hai bên xác nhận phiên bản đơn, số tiền và điều kiện thanh toán đầu tiên đã thỏa thuận | Mẫu, số lượng, người nhận tiền và thông tin hóa đơn có khớp không; mục đích và hạn trả đợt đầu là gì |
| Duyệt mẫu trước sản xuất | Người có thẩm quyền quyết định bằng văn bản về số mẫu, phiên bản thông số và vấn đề còn tồn tại được chỉ định | Duyệt hoàn toàn, duyệt có điều kiện hay từ chối; vấn đề chưa xử lý có cho phép sang bước tiếp không |
| Kiểm tra hàng sản xuất lớn | Báo cáo kiểm tra trong phạm vi thỏa thuận, số lượng, kết quả và quyết định xử lý ngoại lệ | Kiểm tra có bao phủ lô tương ứng khoản thanh toán không; ai xác nhận kiểm tra lại, sửa hàng và chi phí |
| Chuẩn bị gửi hàng và thanh toán | Theo hợp đồng xác nhận số lượng có thể gửi, bao bì và số tiền phải trả; ghi rõ thứ tự thanh toán và giải phóng hàng | Chỉ giải phóng sau khi người bán nhận tiền hay có điều kiện khác; hàng chờ gửi đã được xác định chưa |
| Gửi hàng hoặc bàn giao thực tế | Biên bản giao cho đơn vị vận chuyển, chứng từ vận tải hoặc bằng chứng khác đã thỏa thuận | Chứng từ có khớp đơn hàng, lô và số lượng không; sự kiện này có cùng điều kiện với hàng đến kho, nghiệm thu hoặc trả dư nợ không |
Ví dụ, báo cáo đánh dấu hạng mục cần sửa không tự động đồng nghĩa đạt hay không đạt. Trước hết hai bên quyết định cách xử lý theo tiêu chuẩn và quy trình phê duyệt đã thỏa thuận. Ghi người liên hệ và bước tiếp theo cho việc phản đối, bổ sung tài liệu, sửa hàng và kiểm tra lại, tránh một bên nghĩ báo cáo đã duyệt trong khi bên kia vẫn chờ kết quả. Trách nhiệm thanh toán và xử lý tranh chấp phải theo tài liệu hai bên xác nhận, không suy ra từ bảng này.
Phương thức thanh toán và các đợt là hai khái niệm khác nhau
Thanh toán theo đợt gắn số tiền với thời gian hoặc sự kiện; chuyển khoản ngân hàng, thư tín dụng và nhờ thu chứng từ có các cách xử lý thanh toán và chứng từ khác nhau. Cần xác nhận với ngân hàng và đối tác việc có thể kết hợp hay không và ai chịu phí. Giải thích về trả trước của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ nêu rằng có thể nhận toàn bộ hoặc phần lớn tiền trước khi gửi hàng, nhưng điều này không nhất thiết có lợi cho kế hoạch tiền mặt của người mua. Phân bổ rủi ro thực tế còn tùy hợp đồng và phương thức; trả trước không tự động bảo đảm chất lượng hoặc giao đúng hạn.
Nếu cân nhắc nhờ thu chứng từ, giải thích của cơ quan này nêu ngân hàng giao chứng từ theo chỉ dẫn đổi lấy thanh toán hoặc chấp nhận hối phiếu, nhưng không xác minh độ chính xác chứng từ và không bảo đảm được thanh toán. Kiểm tra trước với ngân hàng về chứng từ cần thiết, điều kiện thanh toán hoặc chấp nhận, phí và xử lý tranh chấp. Không coi quy trình chứng từ ngân hàng thay thế kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm. Khả năng sử dụng một phương thức cần xác nhận theo từng dự án.
Ví dụ giả định: một đơn hàng và chi phí riêng
Đây chỉ là minh họa kế hoạch tiền mặt, mọi khoản giả định tính bằng đô la Mỹ và không phải báo giá, điều khoản WTBF hay tiêu chuẩn ngành. Giả sử tổng đơn hàng thành phẩm là 10000 đô la và hai bên thỏa thuận bằng văn bản: trả 30% khi xác nhận đơn, 40% khi mẫu trước sản xuất được chỉ định được duyệt bằng văn bản và 30% sau khi kết quả kiểm tra hàng sản xuất lớn được chỉ định được xử lý theo thỏa thuận và xác nhận số lượng có thể gửi. Người bán giải phóng hàng sau khi nhận đợt cuối. Phí mẫu 500 đô la tính riêng và không trừ vào đơn; người mua trả riêng cước 700 đô la. Giả sử không có phí khác. Ngày trong bảng chỉ là ngày kế hoạch; hạn và khoản trả thực tế phải cập nhật theo điều kiện đã thỏa thuận và ghi nhận thực tế.
| Ngày kế hoạch | Sự kiện giả định | Khoản người mua dự kiến chi | Dư nợ đơn hàng thành phẩm |
|---|---|---|---|
| Ngày 1 | Trả riêng phí mẫu | 500 đô la | 10000 đô la |
| Ngày 5 | Xác nhận đơn, trả 30% tổng | 3000 đô la | 7000 đô la |
| Ngày 20 | Mẫu trước sản xuất được chỉ định được duyệt bằng văn bản, trả 40% | 4000 đô la | 3000 đô la |
| Ngày 45 | Kết quả kiểm tra lô chỉ định được xử lý theo thỏa thuận và số lượng có thể gửi được xác nhận, trả 30% | 3000 đô la | 0 đô la |
| Ngày 50 | Trả cước theo thỏa thuận riêng | 700 đô la | 0 đô la |
Tiền hàng thành phẩm là 3000 + 4000 + 3000 = 10000 đô la. Phí mẫu và cước không thuộc khoản tiền đơn hàng đó; giả định không có phí khác, tổng tiền mặt chi ra là 500 + 10000 + 700 = 11200 đô la. Trả hết tiền hàng thành phẩm chỉ có nghĩa khoản tiền đơn đó đã được thanh toán, không chứng minh hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển hoặc tới kho. Cũng không thể chỉ dựa vào bảng này để coi ngày trả cước và ngày gửi hàng là một.
Nếu việc duyệt mẫu trước sản xuất lùi đến ngày 25 và trong ví dụ này đợt thứ hai chỉ phát sinh từ sự chấp thuận đó, ngày 20 ban đầu chỉ là ngày kế hoạch đã mất hiệu lực. Cập nhật ngày duyệt thực tế, hạn trả, thời điểm dự kiến khởi tạo và nhận tiền, rồi kiểm tra lại lịch sản xuất và kiểm tra tiếp theo. Việc các khoản trả khác hoặc việc gửi hàng có lùi tương ứng hay có phát sinh phí thêm hay không phải được xác định theo hợp đồng và thay đổi hai bên xác nhận; không thể tự suy ra chỉ vì có chậm trễ.
Đối chiếu lại số dư khi chia lô hoặc có ngoại lệ
Nếu chỉ giải phóng một phần hàng, trước hết đối chiếu đơn hàng và hồ sơ kiểm tra để xác nhận mẫu, màu, cỡ, lô, số lượng có thể gửi và đơn giá tương ứng. Kiểm tra hợp đồng có cho phép thanh toán theo phần không và phân bổ khoản đầu đã trả, phí một lần và số dư thế nào. Không mặc định chia đều theo số sản phẩm: giá theo mẫu, màu, cỡ hoặc thỏa thuận hai bên có thể khác. Hai bên xác nhận trước chi tiết chia lô và lịch thanh toán sửa đổi, sau đó cập nhật dư nợ; vẫn giữ điều kiện và hồ sơ riêng cho phần chưa gửi.
Lập hồ sơ có thể chia sẻ gồm số đơn và sửa đổi, lô và số lượng, giai đoạn, điều kiện phát sinh, liên kết hoặc số bằng chứng, người duyệt và ngày, số tiền và tiền tệ, ngày thanh toán kế hoạch và thực tế, trạng thái nhận tiền, dư nợ và vấn đề tồn đọng. Đối chiếu chứng từ thanh toán với đơn hàng và hóa đơn tương ứng. Khi tài khoản nhận thay đổi, xác minh qua kênh độc lập đã xác nhận từ trước; không chỉ dựa vào cùng thông báo thay đổi. Bảng đối chiếu là công cụ làm việc, không thay thỏa thuận chính thức của hai bên hoặc xác nhận ngân hàng.
Để kiểm tra phạm vi báo giá hàng hóa, xem hướng dẫn so sánh báo giá áo len; về phí mẫu và điều kiện khấu trừ, xem hướng dẫn phí mẫu; về nơi bàn giao và trách nhiệm vận chuyển, xem hướng dẫn FCA, FOB và DAP. Thanh toán, giao hàng và hàng đến kho là các việc khác nhau cần phối hợp; kiểm tra một việc không thay được các việc khác.
Cần cung cấp gì khi gửi yêu cầu?
Qua trang yêu cầu WTBF, cung cấp mẫu tham khảo, sợi và thông số, số lượng theo từng mẫu, màu và cỡ, giai đoạn mẫu và vấn đề chờ duyệt, điểm đến và thời gian mong muốn hàng đến kho, yêu cầu kiểm tra và bao bì cùng các mốc thanh toán và chứng từ muốn thảo luận. Có thể xem áo dệt kim chui đầu làm tham khảo kiểu dáng. Yêu cầu nhà cung cấp giải thích phạm vi báo giá, phí mẫu, cách thanh toán, chứng từ và lịch áp dụng cho dự án; giá, điều kiện và thời gian giao theo dự án cụ thể được hai bên xác nhận.