Trước tiên đưa sản phẩm, số lượng, nơi giao và chi phí đã gồm trong các báo giá về cùng phạm vi; sau đó xác định đồng nội tệ dùng lập ngân sách của bên mua, đồng tiền báo giá nhà cung cấp yêu cầu nhận và ngày của từng khoản thanh toán. Quy đổi từng khoản sang nội tệ bằng cùng tỷ giá ước tính có ghi rõ chiều; ghi riêng phí thanh toán và chi phí chưa xác nhận. Khi thực trả, cập nhật bằng tỷ giá giao dịch, phí và số tiền nhận do nhà cung cấp dịch vụ xác nhận. Tỷ giá tương lai có thể thay đổi; một lần quy đổi ngân sách không phải giao dịch thực và không bảo đảm chi phí cuối cùng.
Bài viết dành cho thương hiệu và người mua so sánh báo giá quần áo dệt kim thành phẩm, sắp xếp tiền mặt mua hàng; không dự báo xu hướng thị trường hay khuyến nghị sản phẩm tài chính. Đồng tiền báo giá, thanh toán và ghi sổ của doanh nghiệp có thể giống hoặc khác nhau. Người mua, nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán cần xác nhận riêng đồng tiền thực dùng và phí chuyển đổi. Giải thích về rủi ro ngoại hối của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ nêu rằng hai bên có thể thỏa thuận dùng tiền của một bên hoặc đồng tiền thứ ba, và thay đổi tỷ giá giữa lúc ký hợp đồng và thanh toán có thể ảnh hưởng kết quả quy đổi. Giải thích này không xác định nhà cung cấp nào chấp nhận đồng tiền nào.
Thống nhất phạm vi hàng hóa và thanh toán trước
Trước khi so sánh, ghi cho từng báo giá mã mẫu, phiên bản thông số, số lượng theo từng mẫu, màu và cỡ, đơn giá và tổng giá, đồng tiền báo giá, nơi giao, bao bì và dịch vụ đã gồm, thời hạn hiệu lực và điều kiện thanh toán. Xác nhận đồng tiền báo giá có cũng là đồng tiền hợp đồng yêu cầu nhận không, và tài khoản người mua thực trả bằng đồng nào. Nếu cần mua riêng vận chuyển, kiểm tra hoặc dịch vụ khác, ghi riêng và quy đổi theo cùng phạm vi; đánh dấu chi phí chưa được báo giá là chờ xác nhận, không coi bằng không. Về phạm vi báo giá hàng hóa, xem hướng dẫn so sánh báo giá áo len.
Dùng nội tệ bộ phận mua hàng chọn làm cơ sở ngân sách chung nhưng không nhầm số tiền nội tệ với việc nhà cung cấp đã đồng ý nhận số đó. Ghi ngày quy đổi, nguồn tỷ giá, thời hạn báo giá, cách thanh toán dự kiến và liệu còn cần đổi ngoại tệ không. So sánh ước tính cùng phạm vi trước, rồi đánh giá riêng mẫu, chất lượng, cách giao và điều kiện thương mại; số thấp nhất sau quy đổi không tự chứng minh phương án phù hợp nhất.
Ghi rõ chiều tỷ giá
Tỷ giá phải ghi đồng nào làm cơ sở và đồng kia là đơn vị định giá. Ví dụ giả sử ngân sách mua hàng dùng euro, hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp nhận đô la Mỹ và tỷ giá giả định là 1 euro = 2 đô la. Theo giả định này mỗi 1 euro đổi được 2 đô la. Trước các phí khác, chia số đô la phải trả cho 2 để ước tính số euro cần dùng. Cùng quan hệ toán học cũng viết được là 2 đô la = 1 euro, nghĩa là mỗi 2 đô la cần 1 euro. Trước khi quy đổi, kiểm tra đồng tiền và số lượng ở hai vế; không đảo các số mà vẫn dùng phép tính cũ.
Đây chỉ là giả định toán học, không phải tỷ giá hiện tại hay cam kết của ngân hàng. Phải xác nhận chiều mua bán thực tế của nhà cung cấp dịch vụ, báo giá có thể thực hiện, thời gian hiệu lực và giới hạn số tiền. Trước khi tính, ghi đơn vị và số lượng mỗi đồng tiền để tránh nhập sai chiều. Nếu đồng ngân sách, thanh toán và đồng nhà cung cấp nhận liên quan hơn hai loại tiền, hãy ghi từng bước chuyển đổi và phí, hỏi có phát sinh đổi thêm không thay vì áp một tỷ giá cho mọi số tiền.
Ghi riêng tỷ giá tham khảo và quyết toán thực tế
Giải thích tỷ giá của Ngân hàng Trung ương châu Âu nêu tỷ giá tham khảo dùng để cung cấp thông tin và không nhất thiết phản ánh tỷ giá giao dịch thực tế. Lưu tỷ giá tham khảo hoặc ước tính dùng cho ngân sách, nguồn và thời điểm; hỏi nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thực tế về chiều áp dụng, hiệu lực, phí và số tiền dự kiến nhận. Không coi giá trị tham khảo trên trang web là tỷ giá giao dịch đã khóa.
Ghi riêng phí cố định người mua trả, các khoản có thể bị trung gian hoặc ngân hàng nhận khấu trừ và số tiền ròng nhà cung cấp cần nhận. Giải thích về chuyển tiền xuyên biên giới của Cục Bảo vệ Tài chính Người tiêu dùng Hoa Kỳ nêu phí của đơn vị xử lý hoặc ngân hàng nhận có thể làm giảm tiền nhận. Nội dung đó dành cho tình huống chuyển tiền tiêu dùng được mô tả, không có nghĩa mọi giao dịch doanh nghiệp áp cùng phí hoặc quy tắc. Doanh nghiệp cần xác minh cách chịu phí và số tiền ròng nhận được với ngân hàng hoặc nhà cung cấp của mình. Nếu tỷ giá báo đã gồm chênh lệch giá mua bán, không cộng lại chính khoản chênh lệch đó thành phí riêng; nếu nhà cung cấp thu phí khác, ghi riêng theo giải thích của họ.
Ví dụ giả định: trả đơn hàng đô la thành hai đợt
Những số sau chỉ minh họa, không phải tỷ giá hiện tại, báo giá WTBF, phí ngân hàng thực tế hay dự báo tỷ giá. Giả sử một đơn hàng thành phẩm tính bằng đô la và nhà cung cấp phải nhận ròng 10000 đô la, còn người mua lập ngân sách bằng euro. Riêng trong ví dụ hai bên thỏa thuận trả trước 30% tức 3000 đô la, sau đó trả 70% tức 7000 đô la; điều kiện và ngày thanh toán cần xác nhận riêng. Giả sử mỗi lần chịu phí người mua 15 euro, không có phí khác và tỷ giá ví dụ đã gồm chênh lệch chuyển đổi của nhà cung cấp dịch vụ.
| Mục ngân sách | Quy đổi và phí giả định | Ước tính nội tệ |
|---|---|---|
| Đợt đầu 3000 đô la | Theo 1 euro = 2 đô la, chia số đô la cho 2 | 1500 euro |
| Đợt hai 7000 đô la | Theo 1 euro = 2 đô la, chia số đô la cho 2 | 3500 euro |
| Hai khoản phí người mua | 15 + 15 euro | 30 euro |
| Tổng | 1500 + 3500 + 30 euro | 5030 euro |
Bảng chỉ ước tính hai khoản trả trong tương lai theo cùng tỷ giá giả định. Lưu riêng điều kiện phát sinh, ngày dự kiến trả, ngày giao dịch, số đô la, tỷ giá thực tế, số euro bị trừ, từng khoản phí và số tiền nhà cung cấp thực nhận cho mỗi đợt. Phí mẫu, cước vận chuyển, thuế phí hoặc khoản trả riêng khác không có trong ví dụ. Nếu dự án có các khoản này, hãy xác nhận từng khoản về tiền tệ, ngày và việc đã bao gồm hay chưa, rồi đưa vào ngân sách tương ứng để tránh tính trùng.
Giả sử đợt đầu vẫn quy đổi theo 1 euro = 2 đô la, khi trả đợt hai tỷ giá đổi thành 1 euro = 1 đô la và các giả định khác giữ nguyên: đợt đầu là 1500 euro, đợt hai là 7000 ÷ 1 = 7000 euro, cộng hai phí 30 euro thành tổng 8530 euro, cao hơn 3500 euro so với ước tính ban đầu 5030 euro. Đây là tình huống nhạy cảm tỷ giá, không phải tỷ giá tương lai hay giao dịch thực; nếu tỷ giá biến động ngược chiều, kết quả cũng có thể giảm. Nếu đợt đầu đã giao dịch thực, giữ khoản chi thực tế đó và chỉ cập nhật tình huống cho số chưa trả; không quy đổi lại khoản đã phát sinh theo tỷ giá mới thành chi tiền mặt.
Biến kiểm tra độ nhạy thành quyết định mua hàng
Lập tình huống ngân sách rõ ràng cho dư nợ với tỷ giá giả định, ngày trả dự kiến, phí, tổng ước tính và người phụ trách, rồi so với ngân sách sẵn có. Nếu vượt ngân sách nội bộ, trước tiên xem lại số lượng, phạm vi, hạn báo giá và thời gian trả; sau đó bàn phương án khả thi với nhà cung cấp hoặc đơn vị dịch vụ. Các mốc thanh toán khác nhau có thể có tỷ giá và phí khác nhau; không coi tỷ giá ngày ký hợp đồng là mức luôn có ở mọi lần sau.
Trước khi trả, kiểm tra với đơn vị dịch vụ chiều mua hoặc bán, tỷ giá thực sự có thể thực hiện, phí đổi và chuyển tiền, thời gian hiệu lực và số tiền nhận; xác nhận với nhà cung cấp đồng tiền, người thụ hưởng và chứng từ thanh toán. Khi thông tin tài khoản thay đổi, xác minh qua kênh độc lập đã xác nhận trước. Bộ phận tài chính hoặc tư vấn chuyên môn có thể giúp đánh giá phương án, chi phí và giới hạn áp dụng cho doanh nghiệp; không coi bất kỳ phương án nào là bảo đảm loại bỏ mọi rủi ro.
Cần cung cấp gì khi gửi yêu cầu?
Qua trang yêu cầu WTBF, cung cấp mẫu tham khảo, sợi và thông số, số lượng theo từng mẫu, màu và cỡ, điểm đến và thời gian mong muốn tới kho, yêu cầu bao bì và kiểm tra, đồng tiền báo giá và thanh toán muốn thảo luận cùng các mốc trả đề xuất. Có thể xem áo dệt kim chui đầu làm tham khảo mẫu. Đề nghị nhà cung cấp xác nhận đồng tiền báo giá, thời hạn hiệu lực, dịch vụ đã gồm, cách thanh toán và thời gian giao của dự án; xác nhận việc đổi tiền thực tế, phí và điều kiện nhận tiền với nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của mình.