Khi tồn kho của một mẫu, màu và cỡ có thể không đủ đáp ứng nhu cầu chưa phân bổ cùng mức dự phòng đã đặt trước thời điểm hàng bổ sung có thể bán, hãy sớm xác minh phương án đặt thêm hoặc bổ sung khác. Trước hết tính thiếu hụt cuối kỳ bằng tồn kho hiện có thể phân bổ, số đã phân bổ, hàng đang trên đường dự kiến có thể bán trong kỳ và dự báo nhu cầu tại cùng thời điểm; sau đó kiểm tra theo ngày xem có thể hết hàng sớm hơn không. Thiếu hụt là tín hiệu lập kế hoạch, không phải cam kết mua. Khả năng đặt, thời điểm hàng đến kho và có thể bán phải xác nhận theo từng dự án.
Bài viết dành cho thương hiệu và người mua bổ sung tồn kho mẫu dệt kim sẵn có. Tổng doanh số của mẫu bán chạy không thay thế nhu cầu theo từng mẫu, màu và cỡ; dù tổng tồn các cỡ đủ, một cỡ vẫn có thể hết trước. Phương pháp này là bảng làm việc mua hàng, không bảo đảm doanh số hay thời gian giao, cũng không giả định số lượng tối thiểu, giá, năng lực hoặc thời gian giao của WTBF.
Thống nhất cách tính tồn để không đếm hai lần
Chọn thời điểm thống kê, kho và kênh bán; lập dòng riêng theo mã mẫu, màu, cỡ và phiên bản thông số. Trước tiên kiểm kê hàng vật lý đủ điều kiện bán trên kênh đó, loại hàng hỏng, hàng chờ giải phóng sau kiểm tra chất lượng và hàng đã chuyển cho kênh khác. Sau đó tách số đã phân bổ cho đơn đã xác nhận khỏi số chưa phân bổ. Cùng một sản phẩm không được đồng thời xuất hiện trong tồn khả dụng của hai kho hoặc hai kênh.
Ý nghĩa trường dữ liệu có thể khác nhau giữa các hệ thống. Chẳng hạn giải thích tồn kho của Oracle NetSuite cho biết trong hệ thống của họ, tồn thực có bao gồm lượng đã cam kết và lượng khả dụng được tính bằng tồn thực trừ lượng đã cam kết. Ví dụ trong bài cũng dùng cách này: trừ lượng đã phân bổ khỏi hàng vật lý đủ điều kiện bán để ra tồn còn có thể phân bổ. Nếu hệ thống đã hiển thị tồn khả dụng sau khi trừ phân bổ, đừng trừ lần nữa; kiểm tra thời điểm cập nhật và liệu đơn chưa hoàn tất đã được tính trong trường đó chưa.
Hàng đang trên đường chỉ gồm lượng xác định được thuộc mẫu, màu và cỡ đó, chưa tính vào tồn thực, đã trừ phân bổ cho mục đích khác và có bằng chứng sẽ được nhận, đủ điều kiện bán trong kỳ. Ghi trạng thái cùng ngày dự kiến của vận chuyển, thông quan, nhận kho và kiểm tra chất lượng. Nếu ngày chưa đủ chắc chắn, ghi riêng là chờ xác nhận và lập tình huống không có lô đó; không coi ý định mua hoặc năng lực chưa xác nhận là hàng thực đang trên đường. Dù dự kiến hiện tại đáng tin cậy, thời gian đến vẫn có thể đổi và cần cập nhật liên tục.
Đánh dấu hết hàng và yếu tố một lần khi dự báo nhu cầu
Xem riêng các giai đoạn tương tự mà mẫu, màu và cỡ thực sự có thể mua; ghi doanh số, số ngày có hàng bán, giá, khuyến mãi, kênh và cách xử lý trả hàng. Kết hợp kế hoạch bán sắp tới để quyết định giữ tốc độ quá khứ hay điều chỉnh dự báo. Tách nhu cầu tương lai chưa phân bổ khỏi đơn đã cam kết: nếu dự báo đã bao gồm các đơn đó, hãy loại chúng trước hoặc dùng cách tính nhất quán không trừ riêng lượng đã phân bổ thêm lần nữa; không tính cùng nhu cầu hai lần.
Một nghiên cứu ước tính nhu cầu do Hiệp hội Kinh tế Hoa Kỳ công bố nhận thấy bỏ qua thay đổi về khả năng có hàng có thể làm sai lệch ước tính nhu cầu. Nghiên cứu dùng dữ liệu máy bán hàng tự động, không thể trực tiếp tính doanh số mất đi của quần áo dệt kim. Vì vậy doanh số bằng không trong thời gian hết hàng không đồng nghĩa nhu cầu bằng không, và cũng không trực tiếp biết lượng doanh số bị mất. Đánh dấu thời gian hết hàng, kết hợp các kỳ có thể mua, câu hỏi của khách và dữ liệu liên quan khác để lập khoảng ước tính. Hàng thay thế, thay đổi khuyến mãi và thiếu dữ liệu đều có thể ảnh hưởng. Dự báo là nhận định dựa trên giả định, không bảo đảm doanh số.
Tính thiếu hụt cuối khoảng bổ sung
Xác nhận riêng với nhà cung cấp và đơn vị logistics thời gian dự kiến xác nhận đơn, có nguyên liệu, sản xuất, kiểm tra, gửi hàng, vận chuyển, thông quan, nhận hàng và đưa lên bán. Khoảng bổ sung ở đây bắt đầu từ thời điểm tính đến thời điểm dự kiến hàng bổ sung mới có thể bán; ghi riêng thời gian dự kiến và thời gian đã cam kết. Mức dự phòng mục tiêu là tồn còn có thể phân bổ mà người mua đặt cho mẫu, màu và cỡ vào cuối khoảng, không phải tiêu chuẩn cố định. Sau khi so sánh điều kiện sản xuất và đến kho cần thiết, dùng công thức:
Thiếu hụt ước tính = dự báo nhu cầu chưa phân bổ trong khoảng + dự phòng mục tiêu − tồn hiện còn có thể phân bổ − lượng đang trên đường đáng tin cậy trong khoảng.
Nếu kết quả nhỏ hơn không, có thể ghi thiếu hụt kế hoạch bằng không và vẫn giữ lượng dư có thể có; điều này không bảo đảm không hết hàng. Lượng đang trên đường phải được kiểm tra theo thời điểm dự kiến có thể bán, không chỉ xét đã đến trước cuối kỳ hay chưa. Nếu lượng đã phân bổ cho khách trùng với nhu cầu trong kỳ, loại trùng trước khi dùng công thức. Nếu có đơn tồn đọng, hàng trả lại hoặc điều kiện lô khác nhau, kiểm tra riêng theo cùng cách tính.
Ví dụ giả định: kế hoạch 4 tuần cho một mẫu, màu và cỡ
Đây chỉ là giả định, không phải doanh số, tồn kho hay thời gian giao của WTBF. Một mẫu màu xanh cỡ M tại thời điểm tính có 60 sản phẩm vật lý đủ điều kiện bán; trong đó 10 sản phẩm đã phân bổ cho đơn hiện có và được trừ khỏi tồn thực, còn 50 sản phẩm có thể phân bổ. Dự kiến 4 tuần tới có nhu cầu mới chưa phân bổ 20 sản phẩm mỗi tuần, tổng 80 sản phẩm; dự báo không gồm 10 sản phẩm đã phân bổ. Có thêm 20 sản phẩm đã đặt trước đang trên đường, giả sử được nhận, kiểm tra và có thể bán vào cuối tuần 2, chưa phân bổ cho nhu cầu khác. Người mua muốn giữ 15 sản phẩm còn có thể phân bổ vào cuối kỳ.
| Mục | Số lượng giả định | Cách tính |
|---|---|---|
| Hàng vật lý đủ điều kiện bán | 60 sản phẩm | Bao gồm 10 sản phẩm đã phân bổ |
| Đã phân bổ cho đơn hiện có | 10 sản phẩm | Trừ khỏi hàng vật lý một lần, không đưa lại vào nhu cầu mới |
| Tồn hiện còn có thể phân bổ | 50 sản phẩm | 60 − 10 = 50 sản phẩm |
| Hàng trên đường đáng tin cậy trong kỳ | 20 sản phẩm | Có thể bán cuối tuần 2; trước đó chưa tính vào tồn thực |
| Dự báo nhu cầu mới trong kỳ | 80 sản phẩm | 20 sản phẩm mỗi tuần trong 4 tuần, không gồm lượng đã phân bổ |
| Dự phòng mục tiêu cuối kỳ | 15 sản phẩm | Mục tiêu giả định của người mua, không phải tiêu chuẩn ngành |
Theo cùng cách tính, thiếu hụt ước tính cuối kỳ là 80 + 15 − 50 − 20 = 25 sản phẩm. Nếu lô hàng trên đường không thể bán trong kỳ, các giả định khác giữ nguyên, thiếu hụt là 80 + 15 − 50 = 45 sản phẩm. Tổng này giả định mọi nhu cầu dự báo trong kỳ đều được đáp ứng; nếu hết hàng giữa kỳ và khách không chờ, doanh số thực và tồn cuối kỳ có thể khác. Điều đó cũng không có nghĩa nhất định phải đặt theo một trong hai con số: cần xác nhận thông số, thời gian hàng bổ sung sẵn dùng, điều kiện số lượng và ngân sách, rồi tính lại khi thay đổi.
Tổng cuối kỳ đủ vẫn cần kiểm tra ngày giữa kỳ
Theo giả định nhu cầu đều hàng tuần và thời gian hàng trên đường trong ví dụ, chưa tính đơn bổ sung mới, cuối tuần 1 còn 30 sản phẩm có thể phân bổ. Tuần 2 tiêu thụ 20 sản phẩm và cuối tuần nhận 20 sản phẩm trên đường có thể bán, nên cuối tuần còn 30 sản phẩm; cuối tuần 3 còn 10 sản phẩm. Nhu cầu dự báo tuần 4 là 20 sản phẩm; nếu hàng mới chỉ có thể bán cuối tuần 4, trong tuần có thể thiếu 10 sản phẩm. Chênh lệch âm này là thiếu hụt nhu cầu dự báo, không có nghĩa tồn vật lý được âm hay doanh số mất vì hết hàng đã xảy ra.
Nếu nhà cung cấp và đơn vị logistics chỉ mới ước tính sơ bộ hàng bổ sung mới có thể bán sau 4 tuần, đặt hôm nay cũng không bảo đảm không hết hàng trong tuần 4. Cần lập tức xác nhận có khả thi về số lượng và thời gian sẵn dùng sớm hơn không; cũng có thể kiểm tra kho khác có hàng cùng thông số chưa phân bổ và có thể điều chuyển không, rồi bàn phương án chấp nhận được với đội bán hàng. Không coi việc làm gấp, điều chuyển hoặc khách chờ chưa được xác nhận là nguồn cung đã giải quyết vấn đề. Nếu hàng trên đường đến sớm hơn, doanh số hoặc phân bổ thay đổi, tính lại theo ngày mới.
Biến dự báo thành quyết định đặt bổ sung có thể thực hiện
Với mỗi mẫu, màu và cỡ, lưu thời điểm thống kê, kho và kênh, tồn thực, lượng đã phân bổ, các lô trên đường và ngày có thể bán, dự báo và nguồn nhu cầu, dự phòng mục tiêu, thiếu hụt, ngày sớm nhất có thể hết hàng và người phụ trách. Ghi riêng ngày dự kiến, ngày nhà cung cấp xác nhận và ngày thực tế; nếu hàng bổ sung hiện có đến từng lô, ghi theo lô và chỉ tính một lần. So sánh tình huống cơ sở, nhu cầu cao hơn và hàng trên đường đến muộn hơn, rồi đặt thời điểm xem lại. Không coi dự báo là số lượng đã mua.
Trước khi đặt, xác nhận thông số mới nhất, bảng cỡ, bao bì và ma trận số lượng của mẫu; hỏi nguyên liệu sẵn có, giá, điều kiện số lượng, năng lực và kế hoạch dự kiến gửi hàng, đến kho. Chênh lệch màu và lô sợi có thể ảnh hưởng khả năng bán hàng cũ và mới cùng nhau; xem hướng dẫn lô sợi khi đặt lại để xác nhận màu và sợi sẵn có. Tham khảo hướng dẫn phân bổ số lượng đơn để tổng hợp mẫu, màu, cỡ; việc gửi từng đợt cho đơn đã xác nhận được nêu trong hướng dẫn giao từng đợt.
Cần cung cấp gì khi gửi yêu cầu?
Qua trang yêu cầu WTBF, cung cấp mã mẫu gốc và tham chiếu đơn hàng hoặc mẫu, phiên bản thông số, số lượng dự kiến bổ sung theo từng mẫu, màu và cỡ, chuẩn màu đã duyệt, điểm đến, ngày mong muốn đến kho và có chấp nhận giao từng đợt không. Nêu rõ số lượng là dự báo hay nhu cầu đã xác nhận, cùng các vấn đề nguyên liệu, chất lượng, bao bì và thời gian giao còn cần xác minh; có thể xem áo dệt kim chui đầu để tham khảo kiểu dáng. Đề nghị nhà cung cấp xác nhận điều kiện số lượng, nguyên liệu, báo giá, năng lực và lịch theo dự án, đồng thời xác minh với đơn vị logistics thời gian đến kho và có thể bán.