按接收方計算件數，不只寫幾套樣品
列出各個展廳、銷售代理、攝影方和留樣地點，為每個接收方填寫款式、顏色、尺碼及件數。先定義每套包含什麼，再乘以接收方數量。假設三個展廳各需四款、每款兩色、每款每色一件，則為 3 × 4 × 2 × 1 = 24 件；另需八件存檔或備用樣，總計為 32 件。這只是數量假設，不是建議起訂量或工廠承諾。試身樣和生產審批留樣另計。如不同接收方共用樣衣，應約定交接日期和運輸安排，不能把同一件同時分給有重疊預約的地點。
明確每件樣品可以代表什麼
為每件樣品設置可追溯編號並關聯規格版本，記錄實際紗線、顏色、尺碼、輔料及後整理，以及它與擬定大貨版本之間的差異。送往展廳或拍攝前，由買方判斷這些差異是否適用於該用途，並明確哪些細節需要向接收方說明。展示用途批准與版型、材料、生產批准分別記錄。拍過照片的樣衣不能據此視為手感、成分或版型已獲批准。最終批准的生產參照樣應單獨保留；未經約定替代方案，不要把唯一的控制樣拿去流轉。後續修改關聯到樣品編號，避免銷售團隊繼續展示過期版本。
將樣品費用與日期作為獨立範圍確認
分別確認開發費、樣衣單價、標籤、單件包裝以及各目的地的運輸費用。寫明樣品費能否在後續訂單中抵扣及其條件，不要默認樣品免費或自動抵扣。確認所需紗線與輔料是否適用於本次樣品數量；任何替代方案，都應在製作或展示前記錄決定。把要求到達日期與希望工廠發貨日期分開提出，由雙方確認運輸安排。要求結合實際材料、樣品工作及審批制定排期。樣品數量少，或計劃後續下大貨，都不能據此認定產能檔期或交貨日期已經確定。
核對流轉數量，再提交可用的詢價資料
向 WTBF 提供樣品分配表、設計圖或技術包、材料方向、目的地、要求到達日期及各項審批負責人，標明哪些規格已定、哪些仍待確認。按款式、顏色和尺碼另列預計大貨數量，並明確樣衣是否在該訂單數量之外另計。發貨前，按各接收方清單核對需求、已做和已裝數量；到達後，以樣品編號記錄已收、缺少、退回和保留的件數。釋放大貨訂單前，把已批准修改同步給銷售團隊與生產方。可通過大貨詢價入口一起溝通系列及樣品範圍，報價和日期需另行確認。