Inserisci nell’ordine o contratto confermato dalle parti il totale dei capi, l’importo di ogni tranche, il relativo evento, i documenti di prova, la scadenza e il mezzo di incasso; poi inserisci i pagamenti previsti nel piano di cassa. Approvazione del campione, fine dell’ispezione, rilascio della merce e spedizione effettiva sono eventi distinti: se fanno scattare il pagamento, chi li conferma e cosa accade se le condizioni non sono soddisfatte dipende dall’accordo specifico. Non considerare le foto del fornitore un’ispezione necessariamente superata né il pagamento una prova dell’avvenuta spedizione.
La guida aiuta marchi e team acquisti e finanza a registrare ed eseguire pagamenti frazionati negoziati per ordini di maglieria. Non stabilisce percentuali universali e non rappresenta la politica di pagamento WTBF. Le scadenze delle tranche non determinano automaticamente proprietà, trasferimento del rischio, responsabilità per inadempimento o formalità d’importazione: verifica ciascuno di questi aspetti secondo contratto, regole applicabili e accordi effettivi.
Separa il perimetro del pagamento dalle prove di consegna
Nella stessa versione dei documenti d’ordine registra codice modello, quantità per modello, colore e taglia, prezzo unitario, valuta, totale concordato, versioni di campione e imballaggio e servizi inclusi ed esclusi. Chiarisci se il totale della tabella comprende campionatura, trasporto, ispezione, dazi e altre spese, evitando di conteggiare due volte le voci pagate a parte. Per le modifiche approvate dal compratore conserva importo rettificato, lotti interessati e data di efficacia; non aggiungere direttamente al totale confermato voci non approvate.
Le indicazioni sulla fattura pro forma dell’International Trade Administration statunitense elencano prezzo unitario e totale, condizioni commerciali e di pagamento e data prevista di spedizione tra le informazioni da fornire. La pro forma aiuta a comunicare il preventivo, ma il team acquisti deve controllare anche ordine o contratto definitivamente confermato, successive modifiche e modalità di pagamento applicabile. Una pro forma da sola non sostituisce la verifica dello stato della merce.
Per ogni tranche distingui tre domande: quando sorge l’obbligo contrattuale di pagamento; quale prova conferma l’evento e chi è autorizzato a esaminarla; quando si prevede l’uscita dal conto del compratore e l’accredito al beneficiario. Scadenza, avvio del pagamento e accredito effettivo al venditore possono differire, specialmente per tempi bancari o festività. Banca e parti confermano i tempi concreti; qui non si presume un numero fisso di giorni.
Concorda condizioni verificabili per ogni fase
La tabella è un modello di discussione, non indica percentuali WTBF consigliate né un ordine obbligatorio. Le parti possono negoziare in base a ordine, rischio e regolamento. Un documento può sostenere una decisione senza dimostrare automaticamente che un’altra sia conclusa.
| Fase | Condizioni e prove negoziabili | Cosa verificare ancora prima di pagare |
|---|---|---|
| Conferma dell’ordine | Conferma reciproca della versione, dell’importo e delle condizioni dell’acconto | Modello, quantità, beneficiario e fattura coincidono? Quali sono scopo e scadenza dell’acconto? |
| Approvazione del campione pre-produzione | Decisione scritta dell’autorizzato su numero del campione, versione delle specifiche e questioni aperte | È approvazione completa, condizionata o rifiuto? Le questioni aperte consentono di procedere? |
| Ispezione della produzione | Rapporto nel perimetro concordato, quantità, risultato e decisione sulle eccezioni | L’ispezione copre il lotto relativo alla tranche? Chi conferma nuova ispezione, rilavorazione e costi? |
| Preparazione alla spedizione e pagamento | Conferma contrattuale di quantità spedibile, imballaggio e somma dovuta, specificando l’ordine tra pagamento e rilascio | Il rilascio segue l’accredito al venditore o altre condizioni? La merce da spedire è identificata? |
| Spedizione o consegna effettiva | Registrazione concordata della consegna al vettore, documenti di trasporto o altra prova | Il documento corrisponde a ordine, lotto e quantità? L’evento coincide con arrivo in magazzino, accettazione o saldo? |
Un rapporto con punti da correggere, per esempio, non equivale automaticamente a esito positivo o negativo. Le parti decidono secondo standard e procedura autorizzativa concordati. Indica contatti e fasi successive per obiezioni, integrazioni, rilavorazioni e nuova ispezione, evitando che una parte ritenga approvato il rapporto mentre l’altra attende una risposta. Obblighi di pagamento e gestione delle controversie seguono i documenti confermati, non deduzioni da questa tabella.
Mezzo di pagamento e tranche sono concetti diversi
La rateizzazione collega importi a tempi o eventi; bonifico, credito documentario e incasso documentario comportano invece diverse procedure di pagamento e documenti. Verifica con banca e controparte se siano combinabili e chi sostiene i costi. Le indicazioni sui pagamenti anticipati dell’International Trade Administration USA spiegano che tutto o una parte rilevante può essere incassata prima della spedizione, ma ciò non favorisce necessariamente la liquidità del compratore. La ripartizione effettiva dei rischi dipende anche da contratto e mezzo; l’anticipo non garantisce automaticamente qualità o consegna puntuale.
Per l’incasso documentario, le indicazioni della stessa agenzia spiegano che le banche rilasciano documenti secondo istruzioni contro pagamento o accettazione, ma non ne verificano l’accuratezza né garantiscono il pagamento. Verifica prima con la banca documenti, condizioni di pagamento o accettazione, costi e controversie. Una procedura bancaria documentale non sostituisce il controllo della qualità dei capi. La disponibilità del mezzo va verificata per il progetto.
Esempio ipotetico: un ordine e spese separate
L’esempio illustra solo il piano di cassa; gli importi sono ipoteticamente in dollari USA, non un preventivo o condizione WTBF né uno standard del settore. Supponi un ordine di capi da 10000 dollari e un accordo scritto: 30% alla conferma, 40% all’approvazione scritta del campione pre-produzione indicato e 30% dopo aver gestito il risultato dell’ispezione indicata come concordato e confermato la quantità spedibile; il venditore rilascia la merce dopo l’accredito dell’ultima tranche. Il campione costa 500 dollari a parte e non viene scalato dall’ordine; il compratore paga separatamente 700 dollari di trasporto e si ipotizza nessun altro costo. Le date sono solo previste; scadenze e pagamenti effettivi vanno aggiornati secondo condizioni concordate e registrazioni.
| Giorno previsto | Evento ipotetico | Uscita prevista del compratore | Saldo non pagato dell’ordine di capi |
|---|---|---|---|
| Giorno 1 | Pagamento separato del campione | 500 dollari | 10000 dollari |
| Giorno 5 | Conferma ordine e pagamento del 30% | 3000 dollari | 7000 dollari |
| Giorno 20 | Approvazione scritta del campione indicato e pagamento del 40% | 4000 dollari | 3000 dollari |
| Giorno 45 | Gestione concordata dell’ispezione del lotto indicato e conferma della quantità spedibile; pagamento del 30% | 3000 dollari | 0 dollari |
| Giorno 50 | Pagamento del trasporto secondo accordo separato | 700 dollari | 0 dollari |
Le tranche dei capi sono 3000 + 4000 + 3000 = 10000 dollari; campione e trasporto non appartengono all’importo dell’ordine. Senza altri costi, l’uscita totale è 500 + 10000 + 700 = 11200 dollari. Il saldo dei capi dimostra solo che quel pagamento è concluso, non che la merce sia stata consegnata al vettore o al magazzino. La tabella non permette neppure di stabilire che pagamento del trasporto e spedizione coincidano.
Se l’approvazione del campione pre-produzione slitta al giorno 25 e, nell’esempio, essa è l’unica condizione della seconda tranche, il giorno 20 originale è una previsione non più valida. Aggiorna approvazione effettiva, scadenza e tempi previsti di avvio e accredito, e riesamina produzione e ispezione successive. Eventuali rinvii degli altri pagamenti o della spedizione e costi aggiuntivi dipendono dal contratto e dalle modifiche confermate; non derivano automaticamente dal ritardo.
Riconcilia il saldo in caso di lotti o anomalie
Se viene rilasciata solo una parte della merce, confronta ordine e ispezione per modello, colore, taglia, lotto, quantità spedibile e prezzo unitario. Verifica se il contratto consente pagamenti parziali e come attribuisce acconti già versati, costi una tantum e saldo. Non presumere una ripartizione uniforme per pezzo: prezzi o accordi possono differire per modello, colore e taglia. Dopo la conferma reciproca del dettaglio dei lotti e del calendario rivisto, aggiorna il saldo non pagato; conserva condizioni e registrazioni per la parte non spedita.
Predisponi un registro condivisibile con ordine e revisione, lotto e quantità, fase, condizione, link o numero della prova, approvatore e data, importo e valuta, pagamenti previsti ed effettivi, stato dell’accredito, saldo e questioni aperte. Riconcilia le prove di pagamento con ordine e fattura. Se cambia il conto beneficiario, verifica tramite un canale indipendente concordato prima, senza affidarti solo alla comunicazione del cambiamento. Il prospetto è uno strumento operativo e non sostituisce accordo formale o conferma bancaria.
Per il perimetro del preventivo consulta la guida al confronto dei preventivi per maglioni; per costi e accrediti del campione la guida ai costi di campionatura; per luogo di consegna e responsabilità di trasporto la guida FCA, FOB e DAP. Pagamento, consegna e arrivo al magazzino sono aspetti distinti da coordinare: verificarne uno non sostituisce gli altri.
Cosa fornire nella richiesta
Tramite la pagina richieste WTBF, comunica riferimento del modello, filato e specifiche, quantità per modello, colore e taglia, fase del campione e punti da approvare, destinazione e data desiderata di arrivo, requisiti di ispezione e imballaggio e tranche e prove da discutere. I pullover in maglia possono servire da riferimento. Chiedi al fornitore perimetro del preventivo, costi di campionatura, pagamenti, documenti e programma applicabili; prezzi, condizioni e tempi dipendono dal progetto specifico confermato dalle parti.