Leg eerst de totale kledingorder, het bedrag per termijn, de voorwaarden, bewijsstukken, betaaltermijn en betaalwijze vast in de door beide partijen bevestigde order of overeenkomst. Neem vervolgens elke verwachte betaling op in de kasplanning. Monstergoedkeuring, voltooiing van inspectie, vrijgave van goederen en daadwerkelijke verzending zijn verschillende gebeurtenissen. Of zij een betaling activeren, wie dat bevestigt en wat bij niet-vervulde voorwaarden gebeurt, hangt af van de specifieke afspraken. Beschouw foto's van de leverancier niet automatisch als een goedgekeurde inspectie en betaling niet als bewijs dat goederen al zijn verzonden.
Dit artikel is bedoeld voor merken, inkoop- en financiële teams die een grote tricotorder plannen. Het bespreekt hoe onderling overeengekomen termijnen worden vastgelegd en uitgevoerd; het schrijft geen universele percentages voor en vertegenwoordigt geen betalingsbeleid van WTBF. Betalingsmomenten bepalen niet automatisch eigendom, risico-overgang, aansprakelijkheid bij contractbreuk of invoerformaliteiten. Controleer die onderwerpen afzonderlijk aan de hand van contract, toepasselijke regels en feitelijke afspraken.
Scheid betalingsomvang van bewijs van levering
Leg in dezelfde versie van de orderdocumenten modelcode, aantallen per model, kleur en maat, stukprijs, valuta, overeengekomen totaal, monster- en verpakkingsversie en inbegrepen en uitgesloten diensten vast. Bepaal eerst of het totaal in het betalingsschema monsterkosten, vervoer, inspectie, invoerrechten en andere kosten omvat, zodat een apart te betalen post niet dubbel wordt geteld. Leg bij door de koper goedgekeurde wijzigingen de aanpassing van het bedrag, de betrokken partij en de ingangsdatum vast. Voeg niet-goedgekeurde extra posten niet zonder meer toe aan het bevestigde totaal.
De Amerikaanse International Trade Administration noemt in haar uitleg over proformafacturen stukprijs, totaalprijs, handels- en betalingsvoorwaarden en verwachte verzenddatum als te verstrekken informatie. Een proformafactuur helpt bij offerteoverleg, maar het inkoopteam moet ook de definitief door beide partijen bevestigde order of overeenkomst, latere wijzigingen en toepasselijke betaalafspraken controleren. Een proformafactuur op zichzelf vervangt geen controle van de goederenstatus.
Stel per termijn drie afzonderlijke vragen: wanneer ontstaat de betalingsverplichting volgens het contract; welk bewijs bevestigt de gebeurtenis en wie mag dat beoordelen; en wanneer verlaat het geld naar verwachting de rekening van de koper en bereikt het de ontvanger? De vervaldatum, de datum waarop de koper de betaling start en de daadwerkelijke ontvangst door de verkoper kunnen verschillen, vooral door verwerkingstijd bij banken of feestdagen. De bank en partijen bevestigen de timing op basis van de situatie; dit artikel veronderstelt geen vast aantal dagen.
Spreek controleerbare voorwaarden per fase af
De tabel is een bespreeksjabloon, geen aanbevolen WTBF-betaalpercentage of verplichte volgorde. Partijen kunnen afhankelijk van order, risico en betaalwijze anders afspreken. Een document kan één beslissing ondersteunen zonder automatisch te bewijzen dat een andere beslissing is afgerond.
| Fase | Bespreekbare voorwaarde en bewijs | Nog te controleren vóór betaling |
|---|---|---|
| Orderbevestiging | Beide partijen bevestigen orderversie, bedrag en afgesproken aanbetalingsvoorwaarde | Overeenstemming van model, hoeveelheid, ontvanger en factuurgegevens; doel en vervaldatum van aanbetaling |
| Goedkeuring productiemonster | Bevoegde persoon beslist schriftelijk over genoemd monsternummer, specificatieversie en openstaande punten | Volledige of voorwaardelijke goedkeuring of afwijzing; of open punten een volgende stap toelaten |
| Inspectie bulkproductie | Inspectierapport binnen afgesproken omvang, aantallen, resultaat en besluit over uitzonderingen | Of inspectie de partij voor deze betaling omvat; wie herinspectie, herstel en kosten bevestigt |
| Verzendvoorbereiding en betaling | Volgens contract verzendbaar aantal, verpakking en verschuldigd bedrag bevestigen; volgorde van betaling en vrijgave vastleggen | Vrijgave na ontvangst door verkoper of onder andere voorwaarden; identificatie van te verzenden goederen |
| Werkelijke verzending of overdracht | Afgesproken overdrachtsregistratie van vervoerder, vervoersdocument of ander bewijs | Of documenten bij order, partij en aantal horen; of dit dezelfde voorwaarde is als magazijnontvangst, acceptatie of slotbetaling |
Een rapport met te corrigeren punten betekent bijvoorbeeld niet automatisch goedkeuring of afkeuring. Laat partijen eerst volgens afgesproken criteria en bevoegdheden beslissen wat te doen. Leg contactpersonen en volgende stappen voor bezwaar, aanvullende gegevens, herstel en herinspectie vast, zodat niet de ene partij denkt dat het rapport is goedgekeurd terwijl de andere op de uitkomst wacht. Betalingsverantwoordelijkheid en geschillenafhandeling volgen de bevestigde documenten, niet gevolgtrekkingen uit deze tabel.
Betaalwijze en betalingstermijnen zijn verschillende begrippen
Gespreide betaling koppelt bedragen aan tijden of gebeurtenissen. Bankoverschrijving, letter of credit en documentair incasso kennen verschillende betalings- en documentprocedures. Controleer bij bank en tegenpartij of combinaties mogelijk zijn en wie de kosten draagt. Volgens de uitleg over vooruitbetaling van de Amerikaanse International Trade Administration kan het volledige bedrag of een groot deel vóór verzending worden ontvangen, maar is dit voor de kasplanning van de koper niet altijd gunstig. De werkelijke risicoverdeling hangt ook af van contract en betaalwijze; vooruitbetaling garandeert geen kwaliteit of tijdige levering.
Bij documentair incasso vermeldt de uitleg van dezelfde instantie dat banken documenten volgens instructie tegen betaling of acceptatie afgeven, maar de juistheid van documenten niet controleren en betaling niet garanderen. Controleer vooraf met de bank benodigde documenten, voorwaarden voor betaling of acceptatie, kosten en geschillenafhandeling. Een bankprocedure voor documenten vervangt geen kwaliteitsinspectie van kleding. Bevestig per project of een betaalwijze beschikbaar is.
Rekenvoorbeeld: een order en afzonderlijke kosten
Dit illustreert alleen de kasplanning. Alle bedragen zijn veronderstelde Amerikaanse dollars en geen WTBF-offerte, WTBF-voorwaarden of sectorstandaard. Stel dat de kledingorder 10000 dollar bedraagt en partijen schriftelijk afspreken: 30% bij orderbevestiging, 40% bij schriftelijke goedkeuring van het genoemde productiemonster en 30% nadat het inspectieresultaat van de genoemde bulkproductie volgens afspraak is afgehandeld en het verzendbare aantal is bevestigd. De verkoper geeft de goederen vrij na ontvangst van de laatste termijn. Monsterkosten van 500 dollar worden apart betaald en niet met de order verrekend; de koper betaalt daarnaast 700 dollar vracht. Veronderstel geen andere kosten. De datums in de tabel zijn plandagen; werk werkelijke vervaldata en betalingen bij volgens de afgesproken voorwaarden en feitelijke registraties.
| Plandag | Veronderstelde gebeurtenis | Verwachte uitgave koper | Resterend onbetaald bedrag kledingorder |
|---|---|---|---|
| Dag 1 | Monsterkosten apart betalen | 500 dollar | 10000 dollar |
| Dag 5 | Order bevestigen, 30% van totaal betalen | 3000 dollar | 7000 dollar |
| Dag 20 | Genoemd productiemonster schriftelijk goedgekeurd, 40% betalen | 4000 dollar | 3000 dollar |
| Dag 45 | Inspectieresultaat genoemde partij volgens afspraak afgehandeld en verzendbaar aantal bevestigd, 30% betalen | 3000 dollar | 0 dollar |
| Dag 50 | Vracht volgens afzonderlijke afspraak betalen | 700 dollar | 0 dollar |
De kledingbetaling bedraagt 3000 + 4000 + 3000 = 10000 dollar. Monsterkosten en vracht horen niet bij dit orderbedrag; zonder andere kosten is de totale kasuitgave 500 + 10000 + 700 = 11200 dollar. Volledige betaling van de kleding betekent alleen dat het orderbedrag is voldaan, niet dat goederen aan de vervoerder zijn overgedragen of het magazijn hebben bereikt. Ook mag niet alleen uit deze tabel worden afgeleid dat de betaaldatum van vracht gelijk is aan de verzenddatum.
Als goedkeuring van het productiemonster wordt uitgesteld tot dag 25 en in dit voorbeeld alleen die goedkeuring de tweede termijn activeert, is de oorspronkelijke dag 20 een vervallen plandatum. Werk de werkelijke goedkeuringsdatum, vervaldatum, verwachte start en ontvangst van betaling bij en controleer de latere productie- en inspectieplanning opnieuw. Of andere betalingen of verzending ook opschuiven of extra kosten ontstaan, hangt af van het contract en door beide partijen bevestigde wijzigingen; dit volgt niet automatisch uit het uitstel.
Controleer het saldo opnieuw bij deellevering of uitzonderingen
Wordt slechts een deel vrijgegeven, controleer dan aan de hand van order- en inspectieregistraties model, kleur, maat, partij, verzendbaar aantal en bijbehorende stukprijs. Ga na of het contract deelbetalingen toestaat en hoe betaalde aanbetaling, eenmalige kosten en restbedrag worden toegerekend. Veronderstel geen gelijke verdeling per stuk: prijzen per model, kleur en maat of de afspraken kunnen verschillen. Laat partijen eerst de deelgegevens en aangepaste betalingstijden bevestigen, werk dan het openstaande saldo bij en behoud afzonderlijke voorwaarden en registraties voor het niet-verzonden deel.
Maak een deelbaar register met order- en revisienummer, partij en aantal, fase, voorwaarde, bewijslink of -nummer, goedkeurder en datum, bedrag en valuta, geplande en werkelijke betaaldatum, ontvangststatus, openstaand saldo en openstaande punten. Vergelijk betaalbewijs met de betreffende order en factuur. Controleer een wijziging van de ontvangende rekening via een vooraf bevestigd onafhankelijk kanaal; vertrouw niet alleen op dezelfde wijzigingsmelding. Het aansluitoverzicht is een werkmiddel en vervangt geen formele overeenkomst of bankbevestiging.
Voor de offerteomvang zie de gids voor vergelijking van truioffertes; voor monsterkosten en verrekening de gids over monsterkosten; voor overdrachtsplaats en vervoersverantwoordelijkheid de FCA-, FOB- en DAP-gids. Betaling, levering en magazijnontvangst zijn verschillende zaken die op elkaar moeten worden afgestemd; controle van één vervangt de andere niet.
Wat geef je mee bij een aanvraag?
Geef via de WTBF-aanvraagpagina modelreferentie, garen en specificaties, aantallen per model, kleur en maat, monsterfase en nog te beoordelen punten, bestemming en gewenste aankomsttijd in het magazijn, inspectie- en verpakkingseisen en de te bespreken betalingsmomenten en bewijsstukken. Bekijk eventueel de gebreide truien als modelreferentie. Vraag de leverancier naar de offerteomvang, monsterkosten, betaalafspraken, documenten en planning voor dit project. Prijs, voorwaarden en levertijd zijn afhankelijk van de door beide partijen voor het specifieke project bevestigde afspraken.