按接收方计算件数，不只写几套样品
列出各个展厅、销售代理、摄影方和留样地点，为每个接收方填写款式、颜色、尺码及件数。先定义每套包含什么，再乘以接收方数量。假设三个展厅各需四款、每款两色、每款每色一件，则为 3 × 4 × 2 × 1 = 24 件；另需八件存档或备用样，总计为 32 件。这只是数量假设，不是建议起订量或工厂承诺。试身样和生产审批留样另计。如不同接收方共用样衣，应约定交接日期和运输安排，不能把同一件同时分给有重叠预约的地点。
明确每件样品可以代表什么
为每件样品设置可追溯编号并关联规格版本，记录实际纱线、颜色、尺码、辅料及后整理，以及它与拟定大货版本之间的差异。送往展厅或拍摄前，由买方判断这些差异是否适用于该用途，并明确哪些细节需要向接收方说明。展示用途批准与版型、材料、生产批准分别记录。拍过照片的样衣不能据此视为手感、成分或版型已获批准。最终批准的生产参照样应单独保留；未经约定替代方案，不要把唯一的控制样拿去流转。后续修改关联到样品编号，避免销售团队继续展示过期版本。
将样品费用与日期作为独立范围确认
分别确认开发费、样衣单价、标签、单件包装以及各目的地的运输费用。写明样品费能否在后续订单中抵扣及其条件，不要默认样品免费或自动抵扣。确认所需纱线与辅料是否适用于本次样品数量；任何替代方案，都应在制作或展示前记录决定。把要求到达日期与希望工厂发货日期分开提出，由双方确认运输安排。要求结合实际材料、样品工作及审批制定排期。样品数量少，或计划后续下大货，都不能据此认定产能档期或交货日期已经确定。
核对流转数量，再提交可用的询价资料
向 WTBF 提供样品分配表、设计图或技术包、材料方向、目的地、要求到达日期及各项审批负责人，标明哪些规格已定、哪些仍待确认。按款式、颜色和尺码另列预计大货数量，并明确样衣是否在该订单数量之外另计。发货前，按各接收方清单核对需求、已做和已装数量；到达后，以样品编号记录已收、缺少、退回和保留的件数。释放大货订单前，把已批准修改同步给销售团队与生产方。可通过大货询价入口一起沟通系列及样品范围，报价和日期需另行确认。